Back to the future en GFT: segunda parte.

El tiempo vuela, incluso durante el confinamiento. Hace seis meses, en la primera serie del artículo, “Back to the future”, nos imaginábamos cómo sería el futuro. Tras un salto en el tiempo de seis meses, todavía no tenemos coches voladores, pero el futuro empieza a tomar forma. Permíteme compartir contigo en qué punto de este viaje nos encontramos nosotros, GFT España.

Espacios e instalaciones: las nuevas oficinas serán lugares de encuentro y socialización

Ya hemos llevado a cabo dos nuevas redistribuciones de espacio en dos de nuestras oficinas. ¡El equipo de facilities ha hecho un trabajo increíble! Han reconstruido y remodelado completamente los espacios, pasando de una distribución de oficina tradicional, que maximizaba el número de mesas, a un espacio centrado para reunirse, moderno, abierto, amplio y con estilo. Algunas imágenes valen más que mil palabras:

Gracias a Cristobal Mus, Pere Muñoz, Chema Gutierrez, Maria Beleret, Alberto Lahoz, Esther Ruiz, Neus de Paz, Josep Ramon Soler. Y también a Estefania Perez por el diseño.

Aplicación para compartir escritorio

Como comentaba en el artículo anterior, tenemos que pasar del paradigma de “liberar espacios” a “reservar espacios”. Esto es complejo y nuestra actitud #digitalfirst nos viene de maravilla con los procesos y las aplicaciones.

Contamos con una aplicación Smart Office personalizada, configurada y lista para ser utilizada. Gracias a Cristóbal Mus y Oscar Brutau por su paciencia y savoir-faire con las aplicaciones inteligentes. Sus principales características son:

• Reserva de los puestos de trabajo con antelación
• Administración y gestión de las áreas de escritorio
• Posibilidad de gestionar la reserva de equipos
• Funcionalidad de escáner QR para registrarse al llegar
• Localización de compañeros en la oficina

Trabajar desde casa: normativa

En GFT teníamos una política visionaria de trabajo desde casa (WFH, Working form Home) desde 2018. Hemos aprendido mucho durante la pandemia y tenemos que adaptar nuestra política en función de todos los nuevos aprendizajes, así como de la nueva “Ley del Teletrabajo” española (gracias a Toni Hueso y Alfonso García por hacer que el proyecto cumpla con la legalidad):

• Queremos mantener la flexibilidad para los días para trabajar desde casa, incluyendo el número de días como cuándo se quieran coger. El “equipo” gestionará la mejor manera de atender a los clientes y encontrar la dinámica de equipo adecuada (incluyendo también cuándo reunirse en la oficina).
• El trabajo en remoto es una opción.
• Se pueden registrar dos residencias para trabajar desde casa, siempre que las instalaciones sean reglamentarias y se cumplan las directivas de seguridad de la información.
• GFT ya ofrecía el portátil y los auriculares. Ahora el paquete incluye el teclado y el ratón (puesto de trabajo compartido), el monitor y la silla profesional compatible para el hogar.

Tenemos los espacios, la herramienta y la normativa…. ¿Cuándo abrimos las oficinas de GFT en España?

La seguridad es lo primero. En GFT nos tomamos la seguridad muy en serio y siempre seguimos las directrices gubernamentales. Para la apertura total de nuestras oficinas, debemos seguir tres instancias en orden jerárquico:

1. Directiva estatal. El 9 de mayo se levantó el estado de alarma en España pero trabajar desde casa sigue siendo la opción preferente.
2. Directivas regionales. Las comunidades en España todavía están lidiando con la carga de ser el primer nivel de decisión después de que se levantara el estado de alarma. Trabajar desde casa sigue siendo la opción preferente.
3. Debido a los dos puntos anteriores, el plan de continuidad de negocio de GFT sigue activado.

A pesar de no abrir las oficinas en su totalidad, hay que tener en cuenta la realidad actual:

• Los datos epidemiológicos parecen prometedores. Las vacunaciones están a pleno rendimiento. Los casos de UCI y de COVID-19 están disminuyendo paulatinamente.
• Tenemos que atender las solicitudes de algunos empleados. Algunas personas realmente necesitan empezar a venir a la oficina por razones personales.
• Necesitamos atender a los clientes. Nuestro Laboratorio de Innovación Digital empieza a recuperar la actividad con clientes que vienen a visitarnos.
• Y como hacemos en cualquier proyecto de transformación, necesitamos probar todos los elementos de Back to the Future para estar preparados para cuando las oficinas se abran definitivamente.

El piloto de Back to the Future

El pilotaje nos ha funcionado en todas nuestras iniciativas anteriores. Por ello, acabamos de iniciar un piloto para el regreso a las oficinas y estamos entusiasmados con él. Un par de días después de lanzar la fase piloto, ya tenemos 95 empleados que han solicitado inscribirse.

¿En qué consistirá este piloto? Abriremos el 5% de los puestos de trabajo en todas nuestras oficinas de junio a agosto (tres meses). Haremos una prueba piloto de:

• El nuevo flujo de trabajo de solicitudes, incluyendo RRHH, seguridad e infraestructura.
• Asignación de taquillas y sus respectivas llaves
• La aplicación Smart Office (incorporación, como es el uso de los empleados de la reserva, check-in, localización)
• Uso de los espacios de colaboración: zonas de reunión abiertas, ágoras, cabinas telefónicas…
• La nueva normativa de trabajo desde casa

Como aún no estamos fuera de peligro por la pandemia, tendremos que ser estrictos con los procedimientos de seguridad (gracias Juanma Rubio por cuidarnos a todos), teniendo en cuenta:

• Distancia interpersonal
• Máscarillas
• Política de puertas abiertas
• Escalera y ascensor habituales (up) frente a la escalera de emergencia (down)
• Capacidad máxima en zonas cerradas (WC, comedor)
• Identificación/gestión de casos sospechosos o confirmados en las oficinas
• Mediciones de CO2 (cuando las oficinas tienen una capacidad amplia)

Muchas gracias a Ana Jiménez -ponente de la Conferencia Global de Womentech con el mismo tema– y compañera en este programa de cambio estratégico en la conciliación de la vida personal y profesional. Ella nos ilumina y alinea a todos en estos proyectos de transformación y es una pieza clave en los temas de comunicación. No hay que subestimar las actividades de comunicación. Es uno de los elementos clave para tener éxito.

Como apunte final, me gustaría decir que más allá de los espacios físicos y los nuevos procesos digitales, están los seres humanos. Personalmente me interesa mucho el aspecto conductual de este regreso, que me recuerda a los expatriados que vuelven a casa después de algunos años en el extranjero. El regreso nunca ha sido un proceso fácil y volver a “reintegrarse” en un grupo social no siempre es sencillo. Y en esta situación, todos nosotros seremos expatriados para ser “reintegrados”:

• Cuando volvamos a la oficina, independientemente de los días que elijamos para venir, ¿se aceptarán las situaciones a las que estábamos acostumbrados antes de la Covid?: las horas punta, el transporte público, las costumbres y hábitos que no nos gustaban de nuestros queridos compañeros… todas las cosas molestas que habíamos olvidado de nuestra vida en la oficina antes de la Covid.
• Tras la euforia inicial de reencontrarse con la gente, ¿estos inconvenientes equilibrarán la vuelta? ¿O estaremos en la situación de confort y seguridad que nos ofrece nuestra casa mucho más tiempo del esperado, ahora de forma totalmente voluntaria?

Hay gente que no quiere regresar a la oficina. Y gente que quería volver pero, cuando lo ven venir, el balance entre los pros y los contras puede no estar tan claro.

Por eso hacemos pilotos. Las conclusiones pueden ser el tema del próximo artículo…

Y mientras tanto, cuidaos mucho.