La transformación de la formación presencial al Live Virtual Training

Parece que fue ayer cuando lanzamos el proyecto del Employee Learning Journey, un espacio de aprendizaje donde se concentra toda la oferta formativa existente en GFT en diferentes formatos. Un proyecto que nació con el ánimo de crear un Learning Center de calidad que ofreciera la oportunidad al empleado de generar su propio itinerario en función de sus necesidades profesionales, de proyecto o departamento, así como de sus inquietudes personales.

Nuestro objetivo como departamento de Talent Management siempre ha sido acercar la formación a todos los empleados de GFT, sin excepción. Por ello, trabajamos siempre de la mano de los principales stakeholders internos, así como de nuestra Trainers Community para poder desarrollar nuevos contenidos que se adapten a las necesidades de cada uno de los empleados que componen GFT, independientemente del proyecto o departamento al que pertenezcan.

Desde el lanzamiento de este nuevo Learning Center en el mes de septiembre del año pasado, más de 70% de los empleados han participado en alguna de las formaciones ofertadas, ya sean en formato on-line (self-paced) o “presencial” (instructor-led).

Con el proyecto de Employee Learning Journey, hemos multiplicado nuestra oferta formativa on-line con cursos de creación interna, así como de plataformas tecnológicas externas de primer nivel. Esto ha dado un impulso a la formación on-line, facilitando el acceso a la misma desde cualquier lugar y en cualquier momento.   Pero también somos fans de la formación presencial, con formador en vivo, por ello, apostamos fuerte por este tipo de cursos que, habitualmente se desarrollan en un aula de formación y en una sede en concreta. Sin embargo, la situación que hemos vivido con el COVID19 nos ha hecho reinventarnos y transformar nuestro clásico presencial en lo que hemos llamado “Live Virtual Training”, una apuesta formativa interesante que nos ha permitido seguir impartiendo formaciones en tiempo real a alumnos en diferentes sedes a la vez, y con resultados muy satisfactorios. Prueba de ello es que, en tan solo 3 meses, hemos realizado 35 Live Virtual Trainings a los que han asistido más de 500 alumnos.

Este período de confinamiento nos ha permitido transformarnos utilizando un nuevo formato de curso y desarrollando nuevos contenidos formativos de manera ágil. Hemos de decir que esta transformación ha sido un éxito gracias al trabajo de los formadores internos, pero también al compromiso y motivación de los alumnos, quienes, a pesar de estar confinados, han seguido mostrando inquietud y un alto nivel de compromiso por seguir desarrollándose desde casa.

Sin embargo, para ser honestos, no todo fue un camino de rosas. La transformación de presencial a Live Virtual Training no pasaba por sustituir el factor humano por el tecnológico, sino que conllevaba abordar varios retos:

• La duración de los cursos: el primer reto fue cómo traducir las horas presenciales en formato virtual: es relativamente fácil que una persona asista a un curso presencial durante toda una jornada de trabajo, pero las mismas horas en formato virtual, sería una locura. Afortunadamente, los formadores internos estaban alineados con esta forma de pensar, por lo que comenzamos a diseñar conjuntamente cada acción formativa ajustando la duración y distribución de sesiones en función de la tipología de contenidos y de la dinámica a realizar dentro del aula virtual. Nuestra experiencia es que el tiempo de conexión con el formador en vivo debe ser de calidad, y siempre enfocada a un objetivo claro y realista que se pretende alcanzar. No se trata de hacer sesiones largas con mucha información, sino de saber distribuir los contenidos en diferentes sesiones que permitan la reflexión y asimilación de los mismos.
• La atención y motivación de los alumnos: un reto que no contemplábamos inicialmente era cómo mantener la atención y motivación de los alumnos dentro de la sesión. Al estar conectados a través del portátil de trabajo, eran constantes las interrupciones de emails y llamadas. Estas interrupciones no ayudaban a concentrarse en la sesión, incluso, en ocasiones, rompían la dinámica del aula. Por ello, nuestro esfuerzo se centró en hacer atractivas nuestras sesiones virtuales dotándolas de ejercicios dinámicos y break-out rooms divertidas (distribución del aula virtual en grupos más pequeños). Sin embargo, era también importante darle una vuelta a la comunicación ofreciendo un detalle más exhaustivo de lo que suponía enrolarte en una acción formativa. De esta manera, los alumnos sabían de antemano cuánto tiempo necesitarían dedicarle a esa formación tanto dentro como fuera del aula virtual. El resultado fue notorio en un corto espacio de tiempo, y como consecuencia, generamos un documento de best practices para formadores, con consejos y sugerencias para ayudarlos a impartir la formación virtual. Pero también generamos unos “tips” para los alumnos con el fin de evitar interrupciones y mantener la atención y compromiso con el curso, los formadores y sus compañeros.
• ¿No hay social networking en los cursos virtuales? Uno de los temas que nos ha dado más dolores de cabeza en esta transformación a virtual es cómo incorporar ese “social networking” que aporta tanto valor a los cursos presenciales. Teniendo en cuenta que hemos estado confinados, y en ocasiones, desconectados del resto del mundo, debíamos hacer un esfuerzo por no perder esta parte importante, sobretodo en los programas de larga duración. Para ello, creamos sesiones lúdicas al principio y final de los programas, con el fin de que los alumnos pudieran darse a conocer entre ellos, y, así, generar sinergias.

Seguro que nos quedan muchas cosas que aprender, por ello, damos muchísima importancia a los feedbacks que nos hacen llegar tanto alumnos como formadores, que nos orientan hacia nuevas mejoras en cada curso nuevo que realizamos.

En septiembre volveremos a la carga con nuevas ediciones de nuestros programas estrella, así como cursos virtuales que han sido un éxito durante este último trimestre. Creemos que la transformación que hemos realizado hacia la formación virtual ha venido para quedarse, porque como dijo Viktor Frankl, “Cuando ya no somos capaces de cambiar una situación, nos encontramos ante el desafío de cambiarnos a nosotros mismos”.