Cuando ser digitales es lo primero


Como en la mayoría de empresas, el primer impacto del COVID-19 no tenía precedentes para nosotros: teníamos que conseguir velar por la salud de más de 1.900 empleados y, a la vez, seguir dando servicio a nuestros clientes. Nunca nos habíamos enfrentado ante un reto así y había que reaccionar con rapidez. Como os explicamos hace unas semanas, en muy poco tiempo todos empleados de GFT en España podían trabajar desde su casa y evitar desplazamientos. Pero, ¿cómo ha sido posible esto a nivel interno de forma tan rápida? Pues porque en GFT somos una compañía Digital First.

Tenemos la suerte de trabajar para un sector donde no es necesario la presencia física para dar continuidad al negocio, aunque algunos de nuestros profesionales trabajan en casa del cliente. Esto hace que el impacto no sea tan grande como en empresas industriales o de servicios a cliente final.  Por ello, hemos podido dar continuidad a nuestra actividad mientras que nuestros empleados estaban seguros, sin necesidad de exponerse al COVID-19, teletrabajando.

Desde un punto de vista más técnico y de infraestructuras, nuestra compañía ya estaba preparada para esta situación extraordinaria. Habíamos realizado un gran esfuerzo en implementar soluciones tecnológicas que soportaran el trabajo en remoto: accesos VPN, repositorios en cloud, herramientas de  trabajo colaborativo, que han sido esenciales para afrontar la situación actual.

Herramientas tecnológicas al servicio de los profesionales

Hoy en día todos los empleados de GFT estamos conectados a través de VPN a la red de la organización, como si estuviéramos trabajando desde la oficina. Además, la mayoría de proyectos y departamentos trabajamos con metodologías ágiles y utilizamos herramientas colaborativas: Teams, One Drive, Sharepoint, Jira, Confluence, y la Intranet corporativa como principal canal de comunicación y de acceso a las aplicaciones internas.

En nuestra organización, ya estábamos acostumbrados a trabajar con equipos deslocalizados y teníamos las aprobaciones de nuestros clientes para hacerlo en remoto, por lo que la forma de trabajar ahora no ha cambiado demasiado. Seguimos realizando las mismas dinámicas de reuniones que teníamos antes pero, además ahora, en muchos casos utilizamos las cámaras de los ordenadores. Así, nos da la sensación de que tenemos una mayor interacción y cercanía con las otras personas.

Precisamente, respecto al tema más relacional, para mantener a nuestros colaboradores conectados y que se sientan cohesionados, estamos llevando a cabo, desde el comienzo de esta situación, una serie de acciones. Por un lado, hemos implantado un seguimiento por parte de Recursos Humanos de nuestros colaboradores incorporados en el último año a través de un contacto informal para valorar cómo se sienten y cómo están afrontando esta situación.  También potenciamos nuestros encuentros virtuales internos (GFT Meets), donde diferentes equipos y departamentos comparten sus proyectos y su experiencia técnica con el resto de la compañía. De hecho, ahora tienen más éxito que nunca con audiencias récord que doblan las habituales antes del confinamiento.

También hacemos algunos eventos más lúdicos, como GFT Meets especial para los niños, dividido en dos franjas de edades: una para los más pequeños que serán conceptos muy básicos de temas digitales y, el otro, para los más mayores, donde se abrió el micro y se realizaron preguntas a nuestros expertos.

También lanzamos un canal interno en Confluence donde los empleados pueden colgar todo aquello que se comparte muchas veces por WhatssApp en diferentes grupos personales: fotos, recetas de cocina, información sobre clases online de yoga, gimnasia, baile, videos divertidos, música, recomendaciones para el teletrabajo… La idea es mantener el vínculo y las relaciones sociales con los compañeros.

El ultimo hito a nivel de comunicación fue un town hall para todos los empleados, donde el comité ejecutivo se comunicó durante dos horas con mas de 1.400 empleados. Todo ello online utilizando el producto Microsoft Live Events.

Por supuesto, seguimos promoviendo la formación on-line y remota, sobre todo de temas técnicos y, también, con un curso con consejos para teletrabajo. A nivel de equipo, se están organizando un montón de cafés virtuales y contactos más informales para que los días pasen de una forma más alegre. Y todo ello, sin olvidarnos de la comunicación interna, tanto a nivel global como local, que sigue informando periódicamente sobre cómo GFT se adapta a las nuevas situaciones.

Tres meses teletrabajando

Llevamos ya tres meses teletrabajando y, de momento, nuestros empleados se mantienen motivados y conectados a la realidad de nuestra organización. Tenemos todos los medios tecnológicos para poder trabajar de una forma colaborativa, pero es importante un estado de ánimo positivo se mantenga en el tiempo. 

Por último, un tema que nos preocupa todavía es la situación de aquellas personas que tienen hijos pequeños y a los que les es difícil conciliar su trabajo con el cuidado de su familia. A este les hemos de dedicar especial atención y darles herramientas para que puedan gestionar mejor esta situación y no se sientan estresados. Por ello, hemos implantado un nuevo proyecto, poniendo en marcha la distribución irregular de la jornada. Actualmente ya disponemos de un horario flexible, con una ventana de 7 a 21 horas y un mínimo intervalo de presencia de 10 a 16h. Disponemos de una herramienta para el control de registro de la jornada que nos permite supervisar esta flexibilidad pero, además, en los casos de las personas con hijos, queremos ampliar esta ventana de flexibilidad e incluso permitiremos que puedan tener una bolsa de horas en negativo para la empresa que la puedan recuperar cuando se establezca la normalidad.