Informe práctico: cómo se pueden realizar retrospectivas “en remoto”

La retrospectiva es el arte de revisar las iteraciones pasadas y aprender de manera sostenible. Por un lado, es adecuado para identificar errores a fin de derivar medidas de mejora para futuras iteraciones y, por otro lado, muestra métodos aplicados con éxito. Por lo tanto, en la comunidad Scrum se considera una de las reuniones más importantes.  

Las retrospectivas prosperan gracias al intercambio y a la interacción de los miembros del  equipo, por lo que se celebran en reuniones con presencia física. Para definir las acciones conjuntas se crea, agrupa, coordina y discute el contenido. Por lo general, el proceso se apoya en notas adhesivas o pizarras, lo que da a cada miembro del equipo la posibilidad de cambiar y editar el contenido.  

Sin embargo, cada vez más empresas confían en la colaboración virtual entre sus equipos, lo que significa que los empleados están distribuidos geográficamente y las reuniones tienen que realizarse a distancia. Esto hace que la retrospectiva sea una tarea difícil, ya que la interacción al 100% es esencial para el éxito de la reunión. 

Junto con uno de nuestros equipos de Scrum, compuesto por 10 miembros o (analistas de negocios, desarrolladores, scrum masters y arquitectos de TI), recientemente realizamos una retrospectiva completamente en remoto. Nos gustaría compartir nuestras experiencias. 

Planeando el procedimiento 

Existe una amplia gama de herramientas que pueden utilizarse para trazar mapas de tableros virtuales con diversas funciones para apoyar una retrospectiva en remoto. No obstante, la selección del instrumento sólo debe hacerse después de planificar el orden del día y el curso de la reunión. En general, se recomienda que la retrospectiva se realice entre la revisión del Sprint y la planificación del Sprint. 

• Una ventana de tiempo razonable es crucial para la planificación: la retrospectiva debe programarse para un máximo de 3 horas de duración, pero no debería ser demasiado corta. De lo contrario, el equipo difícilmente tendrá tiempo para la retrospectiva y los contenidos importantes corren el riesgo de no ser abordados. Por lo tanto, para que una retrospectiva tenga éxito, se le debe conceder espacio y tiempo al equipo. En aras de la eficiencia, un marco de tiempo de 90 minutos parecía apropiado para reflexionar sobre las últimas dos semanas. 

• Para la agenda, hemos utilizado las cinco fases recomendadas de una retrospectiva (“preparar el escenario”, “recopilar datos”, “generar conocimientos”, “decidir qué hacer”, “cerrar la retrospectiva”). Cada fase se incluyó en el programa con un calendario apropiado para asegurar que el equipo cumpliera con los plazos previstos. Por consiguiente, es útil prever también tiempos explícitos para los temas parciales del programa. 
• El orden del día, incluido el correspondiente enlace de reunión para el instrumento de colaboración, se envía al equipo mediante una cita en Outlook. 

Selección de herramientas 

La gestión de la retrospectiva en remoto requiere de dos herramientas diferentes: 

• Herramienta de conferencia onlie: aquí, l Microsoft Teams, Skype o Zoom se recomiendan para hacer videoconferencias, compartir escritorio, etc. 
• Herramienta de colaboración de equipo: con esta herramienta, el contenido puede registrarse y coordinarse de la misma manera que en las reuniones físicas. Retrium nos pareció una opción adecuada para este propósito, ya que apoya las técnicas retro comunes, que también se pueden encontrar en “Retromat“. Además, se pueden realizar evaluaciones interactivas en forma de radares de equipo. 
• Importante: todas las herramientas deben probarse técnicamente de antemano para asegurar un acceso sin problemas para cada miembro del equipo 

Implementación 

Con la ayuda de la herramienta Retriu“, pudimos crear nuestro propio espacio virtual y elegir entre varias opciones interactivas para diseñar la retrospectiva. Todos los contenidos son visibles para todos los miembros y pueden ser agrupados, cotejados y evaluados. En las respectivas fases, el moderador puede utilizar la función de temporizador para centrarse en las ventanas de tiempo específicas del tema. 

•  Utilizamos “preparando el escenario” como una primera fase para introducir temas de organización (procedimiento, marco temporal de la reunión, etc.) y explicar las dos reglas esenciales (Vegas y Regla de Oro) para la retrospectiva. 
• Para llegar a la reunión utilizamos una de las técnicas interactivas del equipo de Radar. En este punto los miembros del equipo determinan en una escala del 1 al 5 cómo fueron capaces de vivir los “valores Scrum” en la iteración anterior. Esto da como resultado un diagrama de araña que muestra la concordancia con los respectivos valores. 
• Las siguientes fases (“recopilar datos”, “generar ideas, “decidir qué hacer”) están divididas por la herramienta en las secciones “pensar“, “grupo“, “votar” y “discutir”. Alternativamente, se puede utilizar una variedad de técnicas retrospectivas comunes. 

1.  THINK: Se eligieron las tres categorías de inicio, parada y continuación, en las que cada miembro del equipo debe responder las preguntas correspondientes dentro del plazo especificado: ¿qué medidas deberían tomarse en el futuro?, ¿qué es lo que no debe hacerse?, ¿qué debe mantenerse? 
2. GROUP: luego se encuentran la agrupación y los términos genéricos de las tarjetas virtuales. 
3. VOTE: cada miembro del equipo tiene que asignar un número de votos y puede distribuirlos entre los mapas. De esta manera, los temas agrupados se priorizan por medio de la “votación por puntos”. 
4. DISCUSS: proporciona un espacio para la definición de medidas concretas de mejora. La herramienta clasifica las tarjetas por temas según los puntos otorgados, discutiendo primero los grupos de temas más votados. Las estadísticas muestran cuántos puntos ya se han discutido. Esto pasa a una lista de tareas como una especie de plan de acción que puede exportarse como un archivo CSV. Sin embargo, en nuestro contexto esto no ha resultado ser práctico, ya que una integración en la herramienta de gestión Confluence que utilizamos fue más eficiente. 

Post-procesamiento 

Como en toda reunión orientada a la consecución de objetivos, los resultados de la retrospectiva deben registrarse en actas para no perder de vista las acciones de mejora. Sin embargo, las actas sólo deben compartirse con los participantes adecuados, ya que la reunión virtual se celebra en un espacio protegido con un límite discrecional. 

Teniendo esto en cuenta, creamos una página protegida en Confluence donde los documentos (como una captura de pantalla de la lista de tareas pendientes) sólo son accesibles para los participantes autorizados. 

Conclusión 

Las retrospectivas también pueden organizarse con éxito en remoto. El factor decisivo en este caso es un buen trabajo preparatorio y la consiguiente selección de un instrumento adecuado que apoye de manera óptima el proceso interactivo de una retrospectiva. 

En nuestro equipo, Retrium fue convincente como herramienta colaborativa, ya que también promovió la interacción dinámica de grupo a distancia y fue capaz de trazar sin problemas el curso de la reunión. Sin embargo, para que la retrospectiva tenga éxito,  también es importante obtener información de los miembros del equipo sobre el proceso, la comunicación, etc.