Las mejores prácticas de GFT en equipos remotos

Presumiblemente muchas empresas han tenido una experiencia similar en los últimos días en poco tiempo tuvimos que encontrar formas creativas de dominar la conversión de la organización de trabajo habitual en un entorno virtual debido a la crisis del Coronavirus. 

Nuestro primer sprint acababa de empezar con éxito y eficiencia cuando llegó la llamada para organizar el trabajo de todos los empleados desde casa. Había que evitar el contacto físico directo. Pronto quedó claro que la cadena de suministro de software ya no funcionaba de la manera habitual y que había que encontrar una solución remota para asegurar una cooperación fluida en nuestro equipo Scrum. Una tarea deportiva que todo el equipo con sus diez miembros -constituido por desarrolladores de software, analistas de negocios, testers, product owners y scrum masters– tuvo que dominar en poco tiempo. Como equipo, el credo principal fue claro para nosotros desde el principio: la cadena de valor del proyecto del cliente tenía que mantenerse, incluso si las cadenas de suministro convencionales ya no funcionaban. 

Gracias a nuestros muchos años de experiencia en la implementación de proyectos de desarrollo de software, así como en el mantenimiento de sistemas trabajando también en remoto, no tuvimos que abrir nuevos caminos. En consecuencia, estábamos bien preparados para adaptarnos a las nuevas circunstancias en un mundo remoto. Esto nos permitió superar rápidamente los cuellos de botella de nuestros clientes y asegurar la capacidad de trabajo del equipo. 

Por esta razón, nos gustaría compartir los factores clave de éxito que permiten a un equipo trabajar juntos de forma eficiente y productiva a distancia con un tiempo mínimo de arranque.  

Funcionamiento de los instrumentos de colaboración, comunicación y control

•  Selección y acceso a herramientas de colaboración: 

Los clientes y los proveedores de servicios suelen tener ciertas restricciones de seguridad que dificultan la selección de las herramientas de colaboración. A menudo, uno está en el entorno del cliente o fuera de él. La combinación de ambos, es decir, crear una especie de meta-mundo, es de particular importancia. La selección de un instrumento adecuado se hace así indispensable para asegurar el flujo de la información y la asignación eficiente del trabajo. Los programas de colaboración como por ejemplo Microsoft Teams pueden ser usados en todas las compañías y son ideales. La herramienta de comunicación y videoconferencias como por ejemplo Zoom, que es muy ligera y funciona bien mediante un navegador web, es decir, que puede seguir utilizándose bien incluso con altas restricciones de seguridad, también es una alternativa adecuada.  

• Comunicación regular y eficiente: 

Para evitar la información desigual y las pérdidas por fricción, es aún más importante un intercambio continuo de información. Necesitábamos una especie de sala virtual en la que todos pudieran ser contactados en cualquier momento. La solución fue conectar permanentemente a todos los miembros del equipo en una conexión de chat. Los equipos de EM también son adecuados aquí, por ejemplo. El Slack o el Mattermost también funcionan muy bien a través del navegador. Especialmente con las herramientas de comunicación se recomienda hacer una prueba de funcionamiento con antelación para comprobar la funcionalidad. Al hacerlo, cada empleado debe establecer la capacidad de trabajo por sí mismo. Las herramientas que no funcionan correctamente tienen un efecto negativo en el tiempo y, por lo tanto, en la eficiencia de la reunión. 

• Control y organización del trabajo: 

Para la planificación diaria (daily stand ups) y la planificación de los sprints ya utilizábamos JIRA que también ofrece la posibilidad de utilizar pizarras digitales. Resolvimos la recogida de especificaciones en funcionales, la documentación del proyecto y el wiki del proyecto en Confluence. 

Reglas de mejores prácticas a distancia: Crear una disciplina de comunicación y de reuniones periódicas 

 Además de las características organizativas y técnicas mencionadas anteriormente, los llamados “knigges remotos” suelen ser elementos muy útiles que simplifican la colaboración y la comunicación. 

• Gestión del tiempo: Cuando se trabaja a distancia, es particularmente importante que se respete la hora y la duración programadas de las reuniones. Una buena preparación de las reuniones es esencial para esto. 
• Actualizar el tablero de tareas: El tablero de tareas debe ser mantenido continuamente. Antes del Daily, todas las tareas deberían estár actualizadas, comentadas y asignadas a un miembro del equipo. Esto ahorra tiempo y reduce las discusiones innecesarias. El cambio de tareas en directo durante la reunión es más probable que provoque confusión. 
• Comunicación y enfoque: La comunicación también requiere más disciplina en las reuniones virtuales. Por ejemplo, es aún más importante evitar las contribuciones verbales no coordinadas. Se ha demostrado que es factible transmitir la comunicación de los miembros del equipo. Con diez miembros del equipo y una duración máxima de 15 minutos, esto resulta en 90 segundos de tiempo de conversación por persona. Por lo tanto, nos adherimos estrictamente a las tres preguntas que son habituales en la rutina diaria: 

1. ¿Qué he hecho desde el último Daily? 
2. ¿Qué estoy planeando para hoy o hasta el próximo Daily? 
3. ¿Qué me impide hacer mi trabajo? 

•  Mentalidad ágil: La adherencia a los procedimientos ágiles es particularmente importante para los equipos remotos. Para mantener el enfoque, es aconsejable crear su propio tablero de Kanban para cumplir con las tareas asignadas en el Daily. Tres columnas (Atraso, En progreso, Hecho) con notas posits son suficientes. La técnica de Pomodoro es útil para el procesamiento de tareas.  
• Varios: Durante las reuniones es importante eliminar todas las distracciones como el las herramientas de correo electrónico, el teléfono móvil, etc. 

 GFT tiene muchos años de experiencia trabajando en equipos globales. Además de la infraestructura técnica, nos complace compartir nuestras mejores prácticas y nuestros conocimientos técnicos en materia de soluciones a distancia a fin de proporcionar a nuestros clientes el mejor apoyo posible en la ejecución independiente de proyectos ejecutados en remoto.