Gestionando lo inesperado: teletrabajo y mantenerse fuera de riesgos y completamente operativos para los clientes
Más allá de planes estratégicos y de hojas de ruta para 2020, el éxito este año se medirá por la capacidad de reaccionar eficazmente a la crisis del COVID-19. Aquellas empresas que consigan seguir todas las recomendaciones sanitarias con el menor impacto posible en sus operaciones y que vean menos afectados sus ingresos, serán un referente en el futuro. Las compañías como GFT que ya se estuvieran transformándose para un mundo cada vez más complejo, cada vez más global, cada vez menos predecible, tienen mucho terreno ganado frente al caos.
Un excelente ejemplo es el teletrabajo. Hasta hace unos días, todavía era visto por organizaciones conservadoras como una iniciativa innecesaria porque ya funcionaban bien con todos sus empleados y colaboradores co-localizados. Implantarlo era incómodo, disruptivo, transformador y, lamentablemente, a veces nos cuesta cambiar. Pero, ahora, el teletrabajo se ha convertido realmente en un elemento de respuesta de emergencia frente al virus.
Hemos hablado con Eduardo Cañas, director de Recursos Humanos, y Ana Jiménez, Work Life Balance Lead, ambos de GFT España, para entender cómo ha sido posible que la inmensa mayoría de nuestros profesionales haya pasado a estar teletrabajando desde sus casas. Queremos entender qué ha supuesto para GFT este cambio y cómo ha conseguido mantenerse al 100% operativa para sus clientes
Francisco: ¿Cuándo se planteó inicialmente GFT la implantación del teletrabajo en España?
Eduardo: Planteamos el proyecto Working From Home(WFH) para que nuestros empleados pudieran teletrabajar dos días a la semanacon metodologías ágiles, empezando con un piloto en noviembre de 2018. Entonces enrolamos 163 personas de diferentes grupos y sedes. Tres meses más tarde el proyecto fue un éxito y doblamos el número de personas.
Francisco: ¿Cuáles eran los objetivos?
Ana: Teníamos el objetivo ambicioso de acabar el año 2019 con 1.000 personas enroladas, más de la mitad de la plantilla. Sin embargo, superamos nuestras expectativas y conseguimos ese hito ya en septiembre, tres meses antes de lo esperado. Y, al final, acabamos el año con 1.380 personas participando. ¡Un éxito total!
Francisco: ¿Cómo estaba funcionando el teletrabajo antes de la crisis del coronavirus?
Eduardo:Ya llevábamos más de un año de rodaje, la iniciativa estaba madura, los procesos eran claros, los equipos se habían adaptado a una nueva manera de trabajar y habíamos creado buenas prácticas entre todos. Habíamos conseguido tener más de 1.500 personas con la opción del teletrabajo, que es más del 75% de la plantilla. Además, el modelo que teníamos permitía realizar hasta dos días de teletrabajo aunque ya estábamos empezando a flexibilizarlo para permitir, por ejemplo, cuatro tardes.
Francisco: ¿Para qué crees que ha servido todo ese rodaje?
Ana: El motor de esta iniciativa siempre fue incrementar la conciliación de los empleados. Sería falso decir que se llevó a cabo pensando en una crisis sanitaria. Sin embargo, nos habíamos estado preparando, sin darnos cuenta, para ello.
Francisco: Y ahora con el estado de alarma declarado por el Gobierno, ¿qué habéis decidido?
Eduardo: Antes de la declaración del estado de alarma, ya empezamos a ejecutar el plan de contingencia ante la crisis, empezando por nuestra oficina en Madrid que era la que teníamos que gestionar con más urgencia. Pocos días después, ya lo extendimos al resto de sedes y, actualmente, todos los empleados de GFT Españaya pueden trabajar desde casa todos los días. Obviamente esto va más allá de la iniciativa de teletrabajo inicial, pero el haber tenido ya el 75% de los empleados con esta opción justo antes de la crisis del coronavirus, nos ha facilitado muchísimo la puesta en marcha del plan de contingencia.
Francisco: ¿En qué sentido?
Eduardo:Por un lado, la mayor parte de empleados ya disponían de portátil y de VPN para trabajar en remoto de forma segura. Por otro lado, los equipos ya estaban acostumbrados a trabajar deslocalizados y ya teníamos las aprobaciones de la mayoría de nuestros clientes para trabajar en remoto. Así que, frente a la emergencia, sólo hemos tenido que trabajar para extenderlo a todos los empleados, para todos los clientes y durante los cinco días de la semana, pero sobre una base muy sólida y madura. Ha sido y está siendo duro, pero no me imagino haber tenido que hacer lo mismo si nos hubiera pasado hace más de un año. A los pocos empleados que al comenzar esta situación no disponían de portátil, se les ha facilitado y, únicamente en algunos pocos casos que por restricciones en el mercado no se han podido conseguir nuevos, le hemos facilitado que puedan llevarse su ordenador de sobremesa a casa.
Francisco: ¿Cuál es el siguiente reto de GFT?
Ana: Ahora lo que toca es capear el temporal, cuidarnos, ser prudentes, ser flexibles (tenemos empleados trabajando en casa mientras tienen que cuidar de sus hijos) y seguir ofreciendo nuestros servicios. De hecho, GFT está completamente operativa para nuestros clientes.Y es que, mientras todo esto pasa, hay que seguir mirando al futuro. Por ello, estamos ya con un nuevo proyecto, poniendo en marcha la distribución irregular de la jornada. Es otra medida más para fomentar la conciliación de nuestros empleados, pero también es una medida para afrontar un mundo que cambia rápidamente, globalizado, impredecible. Así que cuando llegue un nuevo evento inesperado, estaremos preparados.
