Las TI son parte del negocio


La reducción de presupuestos en TI es la oportunidad para lograr una mayor eficiencia en la gestión

Los presupuestos en Tecnologías de la Información (TI) están sufriendo recortes drásticos en todo tipo de empresas. Eso no es algo nuevo. No obstante, se exige a las TI que ofrezcan el mismo tipo de servicios aunque con menos personal y recursos. Además, los negocios están cambiando vertiginosamente con el fin de adaptarse a los nuevos paradigmas a los que nos vemos continuamente expuestos. Los Directores de Informática están, por lo tanto, expuestos a una situación desafiante en la que la contratación de personal no constituye una opción viable.

Albert Franquesa – Principal Consultant GFT

Así pues, ¿cómo podemos rentabilizar el departamento de TI para favorecer nuestro negocio? A continuación, incluimos algunos consejos que pueden ser de gran ayuda al departamento de TI:

– Alineación de los procesos de TI con el negocio

Imaginemos que trabajamos para un banco. Cuando nos solicitan que instalemos un nuevo ordenador para un agente comercial, debemos pensar que al final y al cabo, estamos facilitando las acciones comerciales, es decir, somos los encargados de facilitar estas negociaciones. Deberemos “empatizar” con el agente; entender el uso que hará del ordenador y de las TI.

El primer ejercicio por lo tanto consiste en identificar de forma clara todos los procesos de negocio y los sistemas de TI que les dan soporte. Posteriormente, debemos priorizar nuestros procesos de las TI conforme a las prioridades y estrategia del negocio.

Un compañero de profesión me explicaba hace un tiempo que fue contratado por una empresa que fabrica neumáticos.  Él tenía que realizar una tarea muy concreta para el departamento de informática. El CEO le llamó y le pregunto: “usted que ha venido a hacer aquí?” a lo que mi compañero respondió “he venido a instalar un software”. El CEO le miro y dijo “No! Usted ha venido a participar en la elaboración de los neumáticos!!”.

– Identificación de activos ocultos de TI

La utilización de hojas de cálculo para desarrollar aplicaciones a medida es una práctica común entre las distintas unidades de negocio. Por ejemplo, crean sus propias hojas de control de riesgo o de control de divisas. Imaginemos que necesitamos migrar a la última versión de MS Office®. El Departamento de TI realiza la planificación correspondiente: preparación de los servidores para la actualización del software, descarga e instalación de las revisiones obligatorias del sistema operativo en los ordenadores, planificación de horarios con usuarios finales, priorización del trabajo, etc. Todo funciona perfectamente hasta que una persona del departamento de Riesgos llama al servicio técnico: “¡mi hoja de cálculo ya no funciona!” En ese momento, se desploman todos los planes perfectamente ideados por el departamento de TI. Todo el mundo está enfadado. Nadie en el departamento de las TI conocía la existencia ni importancia de esas hojas de cálculo.

Por lo tanto, para conocer nuestra propia realidad de TI debemos contar con una gestión de servicios de TI eficaz y adecuada que nos permita, a continuación, obtener el máximo partido de nuestro equipo gracias a la predictibilidad.

– Catálogo de servicios de TI

Ahora que conocemos bien nuestros procesos de negocio, la estrategia y los activos de TI claves (¡no olvidemos que somos parte del negocio!), podemos elaborar nuestro catálogo de servicios de TI. Con el ejercicio anterior, podremos definir y entender fácilmente cuáles son los servicios que debemos definir y los Service Level Agreement (o acuerdo de nivel de servicio, también conocido por las siglas ANS o SLA) que se debería aplicar en cada uno de ellos. Se debe tener en cuenta que lo mismo se aplica a todos nuestros proveedores de servicios de TI externos.

Es primordial que comprendamos el valor de negocio que aporta cada ítem del catálogo de servicios para poder priorizar correctamente.  También nos permitirá definir mejor las necesidades de nuestra plantilla en términos de cantidad y habilidades necesarias.

Este ejercicio de racionalización debe abarcar muchos departamentos de nuestro negocio y, aunque lo dirigirá el Director de Informática, se necesitarán también otros colaboradores de los distintos departamentos de la empresa.

Por lo tanto, dejemos de pensar que nuestras tareas no consisten simplemente en arreglar ordenadores, instalar o solucionar problemas de software o realizar el mantenimiento de los servidores: ¡somos parte del negocio!

Albert Franquesa

Principal Consultant GFT

Twitter – @albertfranquesa