Olvidemos el papel


Durante estas fechas navideñas que acabamos de dejar atrás, se ha hecho mucho uso de las tarjetas de crédito. Se han producido miles y miles de transacciones bancarias, de operaciones en cajeros y en establecimientos. Como consecuencia de esto, ha habido una riada continua de facturas impresas, guardadas, almacenadas y, en algunas ocasiones, extraviadas.

Este almacenamiento de facturas no sólo se produce en las carteras (muy tendentes a acumular papeles y resguardos de las compras), sino también a nivel de las empresas. Actualmente, el proceso de facturación tradicional en papel obliga a que la factura se imprima, se doble, se ensobre y se franquee. Después se envía por correo postal o mensajería y es recibida por el destinatario, quien realiza los procesos de conformidad, contabilización, pago y archivo para futuras auditorias o inspecciones.

A finales del pasado 2010, el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio puso en marcha un plan de difusión de la factura electrónica (incluida una página web, www.lafacturaelectronica.es), con el objetivo de dar a conocer y apoyar a ciudadanos y empresas en la implantación y uso de la e-factura en España. Además de manuales didácticos e información práctica, entre las actuaciones del ministerio encaminadas a las empresas, se contempla una campaña de sensibilización sobre las ventajas del uso de la factura electrónica. Para ello, se han llevado a cabo acuerdos de colaboración con proveedores de soluciones de factura electrónica para que ofrezcan descuentos y servicios a aquellas empresas que deseen implantarla, en un periodo que abarca desde noviembre de 2010 a marzo de 2011. También ha habido un compromiso con suministradores de agua, luz, gas y teléfono para que incentiven a sus clientes a recibir sus facturas por medios electrónicos en lugar de en papel por correo postal.

El primer objetivo que se conseguirá con la facturación electrónica es la simplificación de los procesos, por lo que esa actividad cotidiana mejorará, además del consiguiente ahorro de papel y espacio por la facilidad en su almacenamiento. Por este motivo, son muchas las organizaciones empresariales que desean ofrecer este tipo de servicio a sus clientes y proveedores. Y, entre ellas, también se encuentran las entidades financieras. En este sentido, como proveedor de soluciones y servicios de Tecnologías de la Información (TI), GFT está realizando en una importante entidad financiera a nivel estatal, un proyecto de software que va a permitir diversas funcionalidades para que los bancos puedan ofertar a sus clientes el servicio de factura electrónica. Esto también producirá la consiguiente agilización en la generación y archivo de las facturas o su almacenamiento, aparte de beneficiar a sus clientes de las ventajas económicas y administrativas de este sistema de facturación online.

Según la encuesta del Instituto Nacional de Estadística (INE) sobre el “Uso de TIC y Comercio Electrónico en las empresas 2009-2010”, en España, el 45% de las empresas con conexión a Internet realizan intercambio electrónico de datos con otras empresas, de las cuales el 5,1% reciben facturas electrónicas y el 25,1% las envía. Un servicio que se utiliza no sólo para poder agilizar el propio proceso de facturación con los distintos proveedores, sino para que sean dichas empresas emisoras de facturas electrónicas las que se beneficien de una reducción de los costes en sus propios procesos de expedición.

En esa tarea de agilización de procesos y puesta en marcha de los servicios requeridos, GFT se encarga de llevar a cabo una consultoría previa para poder analizar las funcionalidades necesarias que, posteriormente, permitirán implantar los canales de comunicación con el cliente y los procedimientos de cobro de dicho servicio.

A pesar de las ventajas que se esperan de la factura electrónica, ésta todavía se encuentra en un periodo de adaptación. Una de las principales causas de esto es la reticencia que muchas empresas y particulares sienten ante la pérdida definitiva del papel físico y la dependencia que todavía mantienen de “almacenar” facturas en el cajón del escritorio o en el archivador principal. Pero estas reservas están abocadas al fracaso porque no se puede luchar contra el avance tecnológico. Y en GFT intentamos acercar el futuro a nuestros clientes.

Maite Blasco

Banking Manager GFT IT Consulting