#readytoconnect – Wie GFT Connect das Onboarding neuer Mitarbeiter*innen bei GFT auf das nächste Level gehoben hat

Der erste Eindruck zählt. Das Bauchgefühlt ist entscheidend. Die Chemie muss stimmen. Diese für sich genommen eher banalen Weisheiten sind in Summe ein wichtiger Gradmesser dafür, ob sich jemand in einer neuen Umgebung wohl und willkommen fühlt. Damit Kolleginnen und Kollegen, die frisch zu GFT stoßen, vom ersten Tag an Wertschätzung und eine gewisse Orientierung erfahren, gibt es ab 1. Dezember einen neuen Onboarding-Prozess, der den schlichten, aber zutiefst passenden Namen GFT Connect erhalten hat.

Denn genau darum geht es: Der/die Neue soll sich so schnell wie möglich mit anderen verbinden, Kontakte knüpfen, Ansprechpartner finden. Eigentlich sogar schon vor dem Start: Mit einem Brief, der neben einer freundlichen Begrüßung, Hintergrundinformationen über GFT und Checklisten zur Eingewöhnung enthält, werden Newbies bereits einige Wochen vor ihrem ersten Arbeitstag auf ihr neues Arbeitsumfeld eingestimmt. Vor Ort gibt es dann erst einmal den so genannten 2 Week Sprint: Er enthält unterschiedliche Tipps und Hinweise, die in den ersten beiden Wochen bearbeitet werden sollten. Beispielsweise: Absolviere deine E-Learnings, schau dir die GFT Historie an oder – als Challenge: Stelle Dich mindestens einem Kollegen aus einer anderen Job Familie vor.

Sind die ersten beiden Wochen erfolgreich gemeistert, wird es Zeit für den „90 Days Plan“, der als Wegweiser für die ersten drei Monate bei GFT dienen soll. Diese Zeit ist geprägt durch drei große Abschnitte: Auf die Eingewöhnungsphase, die für erste Einblicke und Treffen mit dem Line Manager gedacht ist, folgt die „Ready to grow“-Phase, in der es bereits um künftige Perspektiven geht: In Success Factors hat der/die Neue die Möglichkeit einen Individual Development Plan (IDP) zu erstellen. Als Orientierung dienen dabei das globale Performance Management Model und das deutsches GFT Karrieremodell. In der dritten und letzten Phase der ersten 90 Tage bei GFT steht das Netzwerken im Vordergrund. Zentral ist dabei der Newbie-Day, bei dem sich die Neuen persönlich kennenlernen können. Zudem werden sie aufgefordert sich bei Businessnetzwerken wie LinkedIn mit globalen und lokalen Stakeholdern sowie Kolleginnen und Kollegen aus anderen Standorten zu vernetzen und sich über örtliche Initiativen und MeetUps wie z.B. unsere Tech-Community Events oder Standort-Frühstücke zu informieren.

Wie dieser Prozess in der Praxis funktioniert, das haben wir unsere beiden Kolleg*innen Björn und Antonia gefragt. Lesen Sie hier Teil 1 des Interviews mit Björn Lehnhardt, Line Manager in unserer PSU Technology & Delivery, der als einer der ersten Führungskräfte an diesem neuen Prozess beteiligt war.

Björn, welche Onboarding-Erfahrungen hast du denn bisher in deinem Berufsleben gemacht?

Nach unserem neuen Modell habe ich bisher zwei Leute an Bord gebracht, Antonia und Sandeep. Insgesamt habe ich seit 2013 Führungsverantwortung und dementsprechend schon viele Leute ins Team geholt – gezählt habe ich sie allerdings nicht. Und dann bin ich natürlich selbst schon diverse Mal bei Kunden ongeboardet worden… Ich hab also schon fast alles erlebt…

Was hat sich mit dem neuen Prozess geändert?

Es hat sich nochmal einiges verbessert – wobei wir auch bisher in Deutschland schon ein sehr ordentliches Onboarding hatten. Man hatte früher bereits extrem schnell seine Hardware und einen Plan für die ersten Tage, während es auf Kundenseite bei mir manchmal mehrere Wochen gedauert hat, bis ich wirklich arbeitsfähig war. Was bisher noch gefehlt hat, war das Aushängeschild, der klare und gute erste Eindruck. Und da sind wir nun wirklich vorbildlich aufgestellt. Denn die ganzen Bestandteile von GFT Connect sind sehr nutzerfreundlich aufbereitet und sehen super aus. Und sie geben Struktur: Wenn jemand neu anfängt, ist es wichtig, dass er/sie nicht nur schnell arbeitsfähig ist, sondern auch gleich eine Orientierung hat. Beide Seiten müssen nun nicht mehr ständig fragen: Und was kommt als nächstes? Sondern jeder hat eine Guideline, an der man sich entlanghangeln kann. Als ich damals bei GFT angefangen habe, hatte zwar die Mentorin einen schriftlichen Plan, für mich aber war alles überraschend. Nun hat jeder von vornherein Transparenz – das macht es unglaublich greifbar und professionell.

Gibt es ein Element, das du besonders gut gelungen findest?

Diesen Line Manager Guide finde ich sehr cool. Und vor allem die Checkliste darin – ich liebe Checklisten! Aus Mitarbeitersicht ist es klasse, dass es ein wenig spielerisch zugeht, mit Laufzettel und Anlehnung an Scrum. Natürlich hat es nicht wirklich viel mit Scrum zu tun, aber die Analogie ist cool und bringt die Leute direkt in unsere agile Welt. Allerdings hat der letzte Ongeboardete – ein Entwickler – gleich gemeint, das sei doch eigentlich gar kein richtiger Sprint, was wir da veranstalten… Auch das war irgendwie genial, weil er sich offensichtlich sehr intensiv mit dem Onboarding-Prozess und mit der Scrum-Thematik auseinandergesetzt hat!

Ist der neue Prozess vor allem ein guter Auftakt oder gibt er wirklich Hilfe in allen Phasen des Onboardings. Und wie lange dauert das überhaupt?

Der Prozess ist sehr weitreichend gedacht, auch jetzt für Covid-Zeiten, in denen man sich nicht täglich sieht. Denn es ist auch vorgesehen, dass man sich vernetzt – und zwar aus Eigenverantwortung. Wir verstehen unsere Führungsrolle so, dass wir Facilitater sind, d.h. wir befähigen die Mitarbeiter Dinge zu tun, aber den Weg müssen sie selbstständig gehen, sprich das Vernetzen muss von ihnen ausgehen. In der Regel dauert so ein Onboarding ein bis drei Tage. Danach sollte man die E-Learnings und Tutorials abgeschlossen haben und bereit stehen für die Projektarbeit. Ab Tag vier kann es also losgehen. Und zwischenrein kann man noch die ein oder andere Onboarding-Tätigkeit integrieren. Das passende Projekt für den Newbie sollte im Idealfall schon im Vorfeld definiert werden.

Was ist für dich das Allerwichtigste an einem guten Onboarding?

Die neuen Kollegen müssen sich vom ersten Moment an gut aufgehoben fühlen und die Gewissheit haben, dass man sich um sie kümmert, nachfragt und ihnen eine Struktur gibt. Man kriegt keine zweite Chance, um einen ersten Eindruck zu machen.

 

 

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