Die Arbeitswelt im Wandel: „Working from Home“ wirkungsvoll gestalten

Veränderte Arbeitsstrukturen der letzten Wochen und der damit einhergehende Trend zu Remote-Lösungen werden unsere Anforderung an die Arbeitsplatzgestaltung auch zukünftig prägen. Wie Sie mehr Routine ins Home Office bringen können erfahren Sie hier.

Die Ereignisse der letzten Wochen haben unseren Alltag in vielerlei Hinsicht auf den Kopf gestellt. Ein dauerhaftes Arbeiten aus dem Home Office hat vermutlich viele unerwartet getroffen, ob Arbeitgeber oder Mitarbeiter. Die Gebundenheit an das eigene Zuhause und die Reduzierung sozialer Kontakte waren weitestgehend neu und ungewohnt. Hinzu kamen häufig auch private Herausforderungen, denen man durch die Verschiebung des Arbeitsplatzes und den Wegfall gewohnter Strukturen ausgesetzt gewesen ist.

Dass nicht alle Mitarbeiter den Trend zum Home Office gleichermaßen positiv wahrnehmen ist daher wenig überraschend. Während für manche eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie erzielt wird, empfinden es andere hingegen als zusätzliche Belastung, da ihnen die Trennung von Privat- und Berufsleben schwerer fällt.

Dennoch zeigt eine Umfrage des Bayerischen Forschungsinstituts für Digitale Transformation (BIDT) , dass die Akzeptanz von Home Office Strukturen unter ArbeitnehmerInnen insoweit zugenommen hat, als dass auch nach der Krise vermehrt die Nachfrage nach Remote Arbeit besteht. Neu erlangtes Wissen über virtuelle Arbeitsweisen und mehr Flexibilität bleiben uns dahingehend positiv im Gedächtnis, und sie werden unsere Anforderungen an zukünftige Arbeitsverhältnisse aller Voraussicht nach nachhaltig prägen.

Im Hinblick auf die Erfahrungen durch die rapide Umstellung unser aller Arbeitsweisen möchten wir Ihnen Anregungen geben, wie Mitarbeiter in Situationen wie dieser und gleichzeitig allgemein in Strukturen außerhalb des Büroalltags reagieren können, um sowohl die Motivation für Ihre Tätigkeiten als auch ein ausgeglichenes Arbeitsleben im Home Office aufrecht erhalten zu können.

Über Selbst-Organisation, virtuelle Videokonferenzen & Co

Fallen physische Zusammenarbeit und feste Strukturen im Alltag weg, gewinnen andere Merkmale wie etwa psychologische Faktoren zunehmend an Bedeutung. Deutlich wichtiger werden auch technische Vorbereitungen und die Etablierung geeigneter Programme, um virtuelle Meetings vor allem mit Hilfe von Videokonferenzen, reibungslos gestalten zu können. Und nicht zuletzt um den Draht zu den Kollegen nicht zu verlieren. Aufgrund dessen sollten folgenden Aspekte beim Umzug ins Home Office Beachtung geschenkt werden:

• Arbeitsplatz gestalten: Ein bequemer und ruhiger Bereich sorgt für mehr Konzentration während der Arbeitszeit. Störfaktoren wie etwa Smartphones, TV und Musik sollten reduziert und benötigte Materialien griffbereit organisiert werden. Versuchen Sie außerdem sicherzustellen, dass andere Personen in Ihrem Haushalt nicht unnötig für Ablenkung sorgen.

• In Bewegung bleiben: Wenn der Weg zur Arbeit wegfällt oder die Arbeitsplatzgestaltung Zuhause im Vergleich zur ergonomischen Büroausstattung zu kurz kommt, kann Bewegungsmangel über einen längeren Zeitraum gesundheitliche Folgen haben. Gewonnene Zeit durch den Entfall des Arbeitswegs lässt sich dafür nutzen körperlich fit zu bleiben, ob mit einer Runde Joggen im Park oder auf der Yoga-Matte im Wohnzimmer.

• Routinen etablieren: Änderungen im Tagesablauf können uns auch gedanklich aus der Bahn werfen, was das Fortführen vertrauter Routinen einerseits sowie das Einhalten von Grenzen umso wichtiger macht um produktiv zu bleiben. Wie gewohnt in den Tag zu starten und einen fixen Zeitplan mit vorab geplanten Pausen einzuhalten, zahlt nicht nur auf unsere Motivation sondern auch auf die Gesundheit ein. Um langfristig produktiv zu bleiben bietet sich zudem ein Tagesplan mit definierten Aufgaben und Zielen für den Tag an.

• Kommunikation schaffen: Bei der Teamarbeit sind wir intensive Kommunikation, Abstimmungen und Koordination innerhalb der einzelnen Teammitglieder gewohnt. Eine erfolgreiche Teamarbeit baut daher unter anderem darauf auf, dass die Kommunikation untereinander transparent gestaltet wird. Ein regelmäßiger Austausch mit den KollegInnen über veränderte Arbeitszeiten und aktuelle Arbeitsstände kann Missverständnissen und Informationsasymmetrien vorbeugen.

• Online Meetings einrichten: Ein klarer Vorteil von virtuellen Meetings ist die Unabhängigkeit des Ortes. Ob Teambesprechungen, Bewerbungsgespräche oder Termine mit Kunden. Technische Hilfsmittel in Form von Kollaborations-Tools erleichtern das Arbeiten von Zuhause. Eine praktische Lösung stellt zum Beispiel Microsoft Teams dar. Dort können Themen und Projekte über Kanäle organisiert, Dokumente gemeinsam bearbeitet und diskutiert werden. Durch die Aufzeichnung wichtiger Meetings haben zusätzlich alle Teilnehmer, denen es aufgrund von Termin-Überschneidungen nicht möglich war an der Besprechung teilzunehmen, auch rückwirkend die Gelegenheit den Inhalten zu folgen. Wie Sie in remote verteilten Teams den Überblick über Projekte und deren Zielerreichung behalten können und welche Tools sich dafür eignen, lesen Sie hier (GFT Blog Artikel Remote Teams). 

• Kontakt halten: Verbindung und Nähe aufrechtzuerhalten, wenn die direkte Kommunikation oder das gemeinsame Kaffeetrinken ausfällt, das erfordert Kreativität. Von virtuellen Kaffee Pausen, gemeinsamen Mittagessen oder Verabredungen zum Feierabendbier – regelmäßige Kommunikationspunkte sind im Home Office ebenso wichtig wie im Büroalltag. Ganz einfach geht dies per Video-Chat-Tools oder Messenger.

Ein Auftrieb für die Digitalisierung

Glaubt man diversen Beiträgen und Berichten der letzten Tage, wird die Transformation der Arbeitswelt, die wir in den vergangen Wochen erleben konnten, einen nachhaltigen Effekt auf Beschäftigungsstrukturen sowie unser Kommunikationsverhalten tragen. Zwar fällt es den Einen leichter, effizient von zu Hause zu arbeiten, während Andere darin eine größere Herausforderung sehen. Nichtsdestotrotz ermöglicht uns diese Ausnahme-Situation und die Erfahrung der vergangenen Wochen auch neue Chancen. So beschleunigt die Krise beispielsweise nicht nur die Zunahme digitaler Prozesse in der Arbeitswelt.

Gleichzeitig rufen neu aufgetretene Strukturen allgemeine Begleiterscheinungen hervor, welche die Digitalisierung in Unternehmen generell vorantreiben werden, denn der Trend zum Home Office und der damit einhergehend notwendige Zugriff auf Daten und Dokumente machen Cloud-Speicherdienste nahezu unerlässlich.