Wie sich Retrospektiven „remote“ durchführen lassen – Ein Praxisbericht


Die Retrospektive ist die Kunst, zurückliegende Iterationen zu betrachten und nachhaltig aus der Vergangenheit zu lernen. Sie eignet sich einerseits Fehler und Potenziale zu identifizieren, um Verbesserungsmaßnahmen für zukünftige Iterationen ableiten zu können und zeigt anderseits erfolgreich eingesetzte Methoden auf. In der Scrum Community wird sie daher als eine der wichtigsten Meetings angesehen (siehe Blogbeitrag auf medium.com).

Retrospektiven leben vom Austausch und der Interaktion ihrer Teammitglieder, demzufolge werden sie als Präsenztermin durchgeführt. Um gemeinsame Aktionen zu definieren werden Inhalte erstellt, gruppiert, abgestimmt und diskutiert. In der Regel wird der Prozess durch Haftnotizen oder Whiteboards unterstützt, was jedem Teammitglied die Möglichkeit gibt Inhalte verändern und bearbeiten zu können. 

Im Augenblick setzen jedoch immer mehr Unternehmen auf eine virtuelle Zusammenarbeit ihrer Teams, wodurch Mitarbeiter physisch verteilt arbeiten und Meetings remote durchgeführt werden müssen. Entsprechend herausfordernd gestaltet sich dadurch eine erfolgsversprechende Retrospektive, da eine hundertprozentige Interaktion für den Erfolg des Meetings essentiell ist.

Gemeinsam mit einem unserer Scrum Teams, bestehend aus 10 Teammitgliedern (Business Analysten, Entwicklern, Scrum Master und IT-Architekten), haben wir kürzlich eine Retrospektive vollständig remote durchgeführt. Hierzu möchten wir unsere Erfahrungen teilen.

Ablauf planen

Es existiert eine Vielzahl an Tools über die sich virtuelle Boards mit verschiedensten Funktionen abbilden lassen, um eine remote durchgeführte Retrospektive zu unterstützen. Dennoch sollte die Auswahl des Tools erst nach Planung von Agenda und Ablauf des Meetings stattfinden. Allgemein empfiehlt sich, die Retrospektive zwischen Sprint Review und Sprint Planning einzuordnen.

  • Ein vernünftiges Zeitfenster ist für die Planung entscheidend: Die Retrospektive sollte maximal für 3 Stunden angesetzt, jedoch nicht zu kurz abgewickelt werden. Andernfalls bleibt dem Team kaum Zeit für den Rückblick und wichtige Inhalte laufen Gefahr, nicht angesprochen zu werden. Eine erfolgreiche Retrospektive erfordert daher Raum und Zeit, die man dem Team einräumen sollte. Im Sinne der Effizienz erschien uns für die Reflexion der vergangenen zwei Wochen ein Zeitrahmen von 90 Min. angemessen.
  • Für die Agenda haben wir die empfohlenen fünf Phasen einer Retrospektive („Setting the Stage“, „Gather Data“, „Generate Insights“, „Decide what to do“, „Close the Retrospective“) zur Hilfe gezogen. Jede Phase wurde mit entsprechendem Zeitplan in die Agenda aufgenommen, damit das Team die vorgesehenen Zeitfenster einhält. Daher bietet es sich an auch Teilagenda-Punkte mit expliziten Zeiten zu versehen.
  • Via Outlook-Termin wird die Agenda inklusive der zugehörigen Meeting-Verlinkung für das Collaboration-Tool an das Team versendet.

Tool-Auswahl

 Die Abwicklung der Remote Retrospektive erfordert zwei verschiedene Tools:

  • Online-Konferenz-Tool: Hier empfiehlt sich MS Teams, Skype oder Zoom zum Abhalten von Videokonferenzen, Desksharing etc.
  • Team Collaboration-Tool: Hiermit sollen analog zum physischen Zusammenkommen Inhalte erfasst und abgestimmt werden können. Dazu erschien uns „Retrium“ als geeignete Wahl, da es die gängigen Retro-Techniken unterstützt, welche auch im „Retromat“ zu finden sind. Zusätzlich können interaktive Assessments in Form von Team Radars durchgeführt werden.
  • Wichtig: Alle Tools sollten vorab technisch getestet werden, um einen reibungslosen Zugang für jedes Teammitglied zu gewährleisten

Durchführung

Mithilfe des Tools „Retrium“ konnten wir unseren eigenen virtuellen Raum erschaffen und aus verschiedenen interaktiven Möglichkeiten zur Gestaltung der Retrospektive wählen. Alle Inhalte sind hierbei für jedes Mitglied ersichtlich und lassen sich gruppieren, zusammenziehen und bewerten. Für die jeweiligen Phasen kann der Moderator die Timer-Funktion nutzen um themenspezifische Zeitfenster zu fokussieren.

  • „Setting the Stage“ als erste Phase nutzen wir u.a. zur Vorstellung organisatorischer Themen (Ablauf, Zeitfenster des Meetings etc.) sowie zur Erläuterung der zwei essentiellen Regeln (Vegas- und Goldene Regel) für die Retrospektive.
  • Um im Termin anzukommen haben wir auf eine der interaktiven Team Radar Techniken zurückgegriffen. An dieser Stelle legen die Teammitglieder auf einer Skala von 1 bis 5 fest, wie sie die „Scrum-Werte“ in der vergangenen Iteration leben konnten. Daraus ergibt sich ein Spinnendiagramm welches die Übereinstimmung mit den jeweiligen Werten erkenntlich macht.
  • Die anschließenden Phasen (Gather Data, Generate Insights, Decide what to do) werden vom Tool in die Abschnitte „Think“, „Group“, „Vote“ und „Discuss“ unterteilt. Alternativ kann hier auf eine Vielzahl gängiger Retrospektive-Techniken zurückgegriffen werden.
  1. Think: Dabei fiel die Wahl auf die drei Kategorien Start, Stop und Continue wodurch jedes Teammitglied dazu aufgefordert ist, innerhalb des festgelegten Zeitfensters die entsprechenden Fragestellungen zu befüllen: Welche Maßnahmen sollen künftig ergriffen werden? Was sollte unterlassen werden? Was sollte beibehalten werden?
  2. Group: Anschließend werden Gruppierung und Oberbegriffe für die virtuellen Karten gefunden.
  3. Vote: Jedes Teammitglied hat eine Anzahl an Stimmen zu vergeben und kann diese auf die Karten verteilen. So werden die gruppierten Themen mittels „Dot-Voting“ priorisiert.
  4. Discuss: bietet Raum für die Definition konkreter Maßnahmen zur Verbesserung. Das Tool sortiert die Themenkarten anhand der vergebenen Punkte, wobei die am meisten gevoteten Themengruppen zuerst besprochen werden. Über eine Statistik wird angezeigt, wie viele Punkte bereits diskutiert wurden. Daraus ergibt sich eine To-Do Liste als eine Art Maßnahmenplan, die sich als CSV-Datei exportieren lässt. Dies hat sich jedoch in unserem Kontext als nicht praktikabel erweisen, da eine Integration in das von uns genutzte Management-Tool Confluence effizienter war.

Nachbearbeitung

Wie für jedes zielführende Meeting sollten die Ergebnisse der Retrospektive in einem Protokoll festgehalten werden, um die Maßnahmen zur Verbesserung nicht aus dem Blickfeld zu verlieren. Das Teilen des Protokolls sollte jedoch nur mit den entsprechenden Teilnehmern erfolgen, da das virtuelle Meeting in einem geschützten Raum mit Diskretionsgrenze abgehalten wird.

Vor diesem Hintergrund haben wir eine geschützte Seite in Confluence angelegt, auf der Dokumente (wie bspw. ein Screenshot der To-Do Liste) ausschließlich für berechtigte Teilnehmer zugänglich sind.

Unser Fazit

Retrospektiven lassen sich auch remote erfolgreich gestalten. Entscheidend dafür ist eine gute Vorarbeit und die damit verbundene Auswahl eines geeigneten Tools, welches den interaktiven Ablauf einer Retrospektive optimal unterstützt.

In unserem Team hat Retrium als Team-Collaboration-Tool überzeugt, da es die gruppendynamische Interaktion auch remote gefördert hat und den Ablauf des Meetings nahtlos abbilden konnte. Auf das Einholen von Feedback seitens der Teammitglieder hinsichtlich Ablauf, Kommunikation, etc. sollte für eine gelingende Retrospektive jedoch nicht verzichtet werden.