GFT Best Practices in Remote Teams

Vermutlich ging es vielen Unternehmen in den letzten Tagen ähnlich wie uns – binnen kurzer Zeit mussten wir aufgrund der Corona Krise kreative Wege finden, die Umstellung der gewohnten Arbeitsorganisation in ein virtuelles Umfeld zu meistern.

Ein gewohntes Arbeitsumfeld

Unser erster Sprint war gerade erst erfolgreich und effizient gestartet, als die Aufforderung kam, alle Mitarbeiter von zu Hause aus zu organisieren. Einen direkten physischen Kontakt galt es zu vermeiden. Damit war schnell klar, dass die Softwarelieferkette in der bislang gewohnten Form nicht mehr funktionierte und eine Remote-Lösung gefunden werden musste, um die reibungslose Zusammenarbeit in unserem Scrum Team sicher zu stellen. Eine sportliche Aufgabe die das gesamte Team mit seinen zehn Mitgliedern – bestehend aus Softwareentwicklern, Business Analysten, Testern, Product Owner und Scrum Master – in kurzer Zeit zu stemmen hatte. Dabei war uns als Team das oberste Credo von Anfang an klar: Die Wertschöpfungskette des Kundenprojekts musste auch dann aufrecht erhalten bleiben, wenn die herkömmlichen Lieferketten nicht mehr funktionieren.

Aufgrund unserer langjährigen Erfahrungen eigenverantwortlich Softwareentwicklungsprojekte (change the bank) sowie Wartung und Betrieb (run the bank) auch remote durchführen zu können, mussten wir kein Neuland betreten. Entsprechend waren wir gut vorbereitet uns agil den neuen Umständen in einer Remote-Welt anzupassen. Somit konnten wir die Engpässe unserer Kunden schnell überbrücken und die Arbeitsfähigkeit des Teams sicherstellen.

Unsere Remote Teams Erfolgsfaktoren

Aus diesem Grund möchten wir die wesentlichen Erfolgsfaktoren teilen, die es einem Team ermöglichen, mit minimaler Ramp-up Zeit effizient und produktiv remote zusammenzuarbeiten.

Auswahl und Zugriff auf Collaboration Tools

Oftmals existieren bei Kunden und Dienstleister gewisse Sicherheitsrestriktionen, die die Auswahl von Collaboration Tools erschweren. Häufig ist man entweder in der Welt der Kunden oder außerhalb unterwegs. Die Kombination von beidem, also eine Art Meta-Welt zu schaffen, ist von besonderer Bedeutung. Die Auswahl eines geeigneten Tools wird somit unentbehrlich, um den zeitnahen Informationsfluss und die effiziente Arbeitsallokation sicherzustellen. Programme wie MS-Teams können unternehmensübergreifend verwendet werden und eignen sich hervorragend. Auch das Collaboration Tool Zoom was zum einen sehr leichtgewichtig ist und über Web-Browser gut funktioniert, d.h. auch mit hohen Sicherheitsrestriktionen noch gut verwendbar ist, ist eine geeignete Alternative.

Regelmäßige und effiziente Kommunikation

Um ungleiche Informationen und Reibungsverluste zu vermeiden, ist ein kontinuierlicher Austausch umso wichtiger. Wir benötigten eine Art virtuellen Raum, in dem jeder jederzeit ansprechbar ist. Die Lösung bestand darin, alle Teammitglieder in einer Chat-Verbindung dauerhaft zu verbinden. Auch hier eignet sich beispielweise MS-Teams. Ebenfalls sehr gut über den Browser funktionieren Slack oder der Mattermost. Gerade bei den Kommunikations-Tools empfiehlt es sich vorab einen Test-Lauf durchzuführen, um die Funktionsfähigkeit zu prüfen. Dabei sollte jeder Mitarbeiter für sich die Arbeitsfähigkeit herstellen. Nicht ordentlich funktionierende Tools wirken sich negativ auf die Zeit und somit die Effizienz des Meetings aus.

Arbeitssteuerung und Organisation

Zur Arbeitssteuerung (Daily Stand ups) und Sprint Planung hatten wir bereits JIRA im Einsatz und nutzen die damit verbundenen Möglichkeiten digitaler Boards. Die fachliche Spezifikation, Projekt-Dokumentation und Projekt-Wiki lösten wir in Confluence.

Kommunikation- und Meeting-Disziplin schaffen

Neben den genannten organisatorischen und technischen Besonderheiten sind sogenannte „Remote Knigges“ oft sehr hilfreiche Elemente, die die Zusammenarbeit und Kommunikation vereinfachen.

Time Boxing

Bei Remote-Arbeiten ist es besonders wichtig, dass die angesetzte Zeit und Dauer des Meetings eingehalten wird. Eine gute Meeting Vorbereitung ist dafür essentiell.

Update Task Boards

Das Task-Board sollte kontinuierlich gepflegt sein. Vor dem Daily sind bereits alle Tasks aktualisiert, kommentiert und einem Teammitglied zugeordnet. Das spart Zeit und mindert unnötige Diskussionen. Live-Verschiebungen von Tasks während des Meetings führen eher zur Verwirrung.

Kommunikation & Fokussierung

Auch die Kommunikation verlangt mehr Disziplin bei virtuellen Meetings. So ist es z.B. umso wichtiger unkoordinierte Wortbeiträge zu vermeiden. Als praktikabel hat sich eine Weiterreichung der Kommunikation seitens der Teammitglieder herausgestellt. Bei zehn Mitarbeitern und einer Dauer von max. 15 min. ergibt sich pro Person ein Redeanteil von 90 Sekunden. Daher halten wir uns strikt an die im Daily üblichen drei Fragen:

1. Was habe ich seit dem letzten Daily gemacht?
2. Was plane ich für heute bzw. bis zum nächsten Daily?
3. Was hindert mich an meiner Arbeit?

Gelebtes Agile Mindset

Bei remote arbeitenden Teams ist die Einhaltung von agilen Vorgehen besonders wichtig. Um den Fokus zu behalten empfiehlt sich die Anlage eines eigenen Kanban-Boards zur Einhaltung des Tagesplans. Drei Spalten (Backlog, In Progress, Done) mit Haftnotizen sind ausreichend. Für die Taskbearbeitung hilft die Pomodore-Technik.

Sonstiges

Während der Meetings ist es wichtig alle Ablenkungen wie Outlook, Handy usw. zu eliminieren.

GFT besitzt langjährige Erfahrung im Umgang mit globalen Teams. Neben der technischen Infrastruktur teilen wir gerne unsere Best Practices und unser Knowhow in Remote-Lösungen, um unsere Kunden in der eigenverantwortlichen Umsetzung von remote ausgeführten Projekten bestmöglich unterstützen zu können.