Know Your Customer (KYC) – Onboarding im Firmenkundengeschäft


Der Kampf gegen Finanzkriminalität stellt für die BaFin eine Königsdisziplin dar, die mit zahlreichen Regulierungen zur Prävention von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung gemeistert wird. Entsprechend werden Finanzdienstleister in die Pflicht genommen, ihre Firmenkunden gut zu kennen – und sie gründlich unter die Lupe zu nehmen.

Anlass dafür ist nicht die institutionelle Neugier, sondern die strikten Vorgaben und Richtlinien der Regulierungsaufsicht. Finanzinstitute müssen sicherstellen, dass sie nicht für Finanzkriminalität missbraucht werden und wissen, dass ihnen hohe Sanktionen oder eine Schließung droht, wenn sie die Auflagen verletzen.

Know Your Customer (KYC) und Onboarding – Regulatory First!

So wird das Prinzip des Know Your Customer (KYC) als Hygienefaktor im Onboarding von Firmenkunden streng befolgt, um den akribischen Anforderungen der Finanzaufsicht Folge zu leisten. Gerade am Anfang der Kundenbeziehung stellt dieser Onboarding-Prozess einen neuralgischen Punkt in der (Firmen-)Kunden-Bank-Beziehung dar. Denn bereits bei der Kontoeröffnung müssen Firmenkunden eine lange Liste von Fragen beantworten, was für beide Seiten mit einem hohen Verwaltungs- und Zeitaufwand einhergeht. Ein komplizierter Beziehungsanfang, der nicht selten einer hohen Frustrationstoleranz bedarf.

Herausforderungen des Onboarding  

Der Gesetzgeber stellt detaillierte Anforderungen an Banken, um die Einhaltung der Richtlinien nachzuhalten. So müssen Finanzdienstleister beispielsweise im Rahmen gesetzlich vorgeschriebener Checks die Eigentümerstruktur ihrer Kunden, diverse Identitätsprüfungen – vor allem bei verzweigten Firmengeflechten – aber auch Zuständigkeiten und Bevollmächtigte innerhalb des Unternehmens genau durchleuchten und dokumentieren. Auch die Art der Gesellschaft, ihre Tätigkeit und Branchenstruktur, die Anzahl der Mitarbeiter sowie die Regelung der Besitzverhältnisse sind konkrete Bestandteile des KYC – kaum ein Bereich der beim Onboarding nicht unter die Lupe genommen wird.

Banken benötigen daher ein vollständiges, in Echtzeit aktualisiertes Kundenprofil, um gewährleisten zu können, dass ihre Kunden sämtliche Sicherheitsanforderungen erfüllen. Das gilt vor allem für den Fall, dass Ereignisse eintreten, die die Risikobewertung beeinflussen, so z.B. die Aktualisierung des Ultimate Beneficial Ownership Status. Die Nichtbeachtung dieser Kriterien führt zu Bußgeldern, Reputationsschäden, erhöhtem operativen Aufwand; letztendlich auch zum Kundenverlust an Mitbewerber.

Und die Akribie zeigt einen zunehmenden Trend: Waren es vor wenigen Jahren noch durchschnittlich ca. 30 Fragen, die es beim Onboarding zu berücksichtigen gab, so beläuft sich heute die Anzahl im dreistelligen Bereich.

Die Prüfungen im Rahmen der KYC-Prozesse können entsprechend kompliziert sein und werden oft als bürokratisch und zeitintensiv empfunden. Je komplexer eine Unternehmerorganisation, umso aufwendiger wird es für die Bank, die KYC-Recherchen voranzutreiben. Je nach Geschäftsmodell des Instituts unterscheiden sich die Anforderungen des Onboarding-Prozesses. Diese können lange Bearbeitungszeiten in Anspruch nehmen, selbst, wenn bereits bestehende Geschäftsbeziehungen zwischen Bank und Unternehmen vorliegen. Mangelnde Standardisierung des KYC-Prozesses, intransparente Datenqualität, geringe Standards in der Prozessgestaltung und ein hoher administrativer und repetitiver Aufwand werden als Gründe hierfür genannt. Sowohl für Banken als auch für Firmenkunden ist es zunehmend beschwerlich, diese hohen Anforderungen zu erfüllen. Ein Dilemma, das von beiden Seiten als optimierungswürdig eingestuft wird.

Ein Blick hinter die Kulissen – IT-Systeme und Infrastruktur als Flaschenhals

Die Gründe, warum der KYC-Prozess als komplex und verbesserungswürdig eingestuft wird, sind vielfältig. Folgende Merkmale, die oft in der Praxis beobachtet werden, führen zu hohen Reibungsverlusten:

  • Kein standardisierter KYC-Prozess im Onboarding, einhergehend mit hohem manuellen und repetitiven Aufwand
  • Mangelnde bzw. unzureichende Datenqualität auf Basis dezentraler Datenbanken, bzw. unstrukturierter Datensätze
  • Unzureichende und intransparente Prozessgestaltung mit vielen Medienbrüchen (Persönlich – Papier – IT-Systeme)
  • Ressourcen- und zeitintensive (manuelle) Bearbeitung mit hohen Time-to-Market Einbußen
  • Fehlende Benutzerfreundlichkeit bestehender Systeme und mangelnde intuitiv-automatisierte Bedienung (User Experience / Automation)
  • Hohe Fehleranfälligkeit der Systeme – geringe Automatisierung
  • Hohe Opportunitätskosten – Kunden durchlaufen zeit- und ressourcenintensive Onboarding-Prozesse

Für viele Kunden stellen diese Hürden zentrale Herausforderungen dar, die mit hohen Effizienzeinbußen einhergehen und bei der Einhaltung der stringenten regulatorischen Auflagen ein Risiko implizieren. Denn wenn es um Betrugsprävention geht, stellen Experten oftmals fest, dass gerade die IT einen hohen Risikofaktor darstellt. Veraltete, bzw. historisch-gewachsene IT-Infrastrukturen, deren Weichen teilweise in den 70er Jahren gestellt wurden, implizieren eine Schwachstelle, wenn die Anbindung und Verknüpfung der Anforderungen aufgrund eines dezentralen, bzw. veralteten IT-Umfelds nur bedingt möglich ist.

Zudem werden viele KYC-Prozessschritte (Datenerhebung, Sammlung, Sichtung und Bewertung) manuell getätigt, und sind ebenfalls symptomatisch für Fehleranfälligkeit. Wissenssilos in Organisationen verzögern den Bearbeitungsprozess und machen diesen anfällig für Repetition. Ursachen, die für beide Parteien mit hohen Opportunitätskosten einhergehen. Ein effizienter Onboarding-Prozess in Echtzeit, klar definierte Prozessschritte mit automatisierter und benutzerfreundlicher Gestaltung ohne Medienbrüche auf Basis innovativer Technologien könnte für Abhilfe sorgen!

DLT Technologie – die Basis für effizientes Onboarding in Echtzeit

Die Distributed Ledger Technologie (DLT) hat seinen Ursprung in der Finanzindustrie (Blockchain & Bitcoin) und konnte sich in den letzten Jahren zur Schlüsseltechnologie entwickeln, die weit über die Grenzen der Branche hinausgehen. Der Begrifft lässt sich ungefähr als „verteilte Kontobücher“ oder „verteiltes Register“ übersetzen. Sie bietet vielfältige Möglichkeiten für innovative Anwendungsfälle, indem sie die Speicherung, Verwaltung und den Austausch von Daten auf höchstem Sicherheitsstandard neu formuliert. Anders als bei lokalen Datenbanken speichert dieses Vorgehen Daten auf unabhängigen synchronisierten Rechnern, was mehr Sicherheit und Interoperabilität bietet und die Manipulierbarkeit der Datensätze nahezu unmöglich macht.

Im Kontext des Onboarding können auf Basis von DLT sämtliche Kundendaten und Informationen zentral über eine Blockchain gespeichert und abgebildet werden. Das Wissenssilo, das durch die manuelle Bearbeitung des KYC-Prozesses (per Mail, Telefonat persönliches Gespräch) entsteht, wird damit vollständig eliminiert, da mit Hilfe der DLT sämtliche Daten kryptographisch in einer gesicherten Struktur erfasst werden. Datenänderungen können auf Basis von DLT problemlos verfolgt und historisch erfasst werden (Audit Trail). Sensible Daten werden in Echtzeit abgerufen und gespeichert, ohne dass Risiken für eine Fehleranfälligkeit und Manipulation eingegangen werden. Mit DLT wird somit in puncto Datensicherheit und Betrugsprävention die höchste Stufe der technischen Möglichkeiten abgebildet. Eine zentralisierte KYC-Lösung auf Basis der DLT verbessert den gesamten Onboarding-Prozess um einen spürbaren Effekt, erhöht die Datenqualität und stellt sicher, dass Kundendaten zentral, mit höchstem Sicherheitsstandard und in Echtzeit für das Onboarding herangezogen werden. Eine deutliche Effizienzsteigerung und eine zentralisierte Anlaufstelle auf höchstem technologischen Niveau sind das Resultat.

Unser Ansatz – KYC & Onboarding auf Basis von DLT

Technologie ist unsere Kernkompetenz. Als Experte für Financial Services haben wir in den letzten Jahren die KYC-Prozesse für Firmenkunden von europäischen Banken fachlich und methodisch optimiert. Auf Basis von DLT sind wir im Stande, den Onboarding-Prozess auf ein neues Niveau zu heben. GFT hat eine auf DLT-basierende Lösung entwickelt, welche die generischen Prozesse für das Onboarding von Firmenkunden revolutioniert. Unsere Applikation setzt auf die Vorteile der DLT und automatisiert die heute oft mühsamen, manuellen Schritte des Onboarding. GFT definiert Ihren KYC-Prozess neu!

Ihr Ansprechpartner: Kam Sandhu, Client Unit Manager – Financial Services, T: +49 6196 969-1675, E: Kam.Sandhu@gft.com

Dabei wird ein stufenweises Vorgehen gewählt, das den gesamten Prozess von der Discovery Phase (Verständnis der Kundenanforderungen und Herausforderungen) bis hin zur technischen Umsetzung, Implementierung und Testing abgedeckt. Mit agilen Methoden werden einzelne Arbeitsaspekte definiert, die sämtliche Etappen von der Infrastrukturanalyse und dem Framework, der Bewertung und Auswahl geeigneter DLT, Datenintegration, Umsetzung in eine Web App sowie den Test Support berücksichtigt. Unter Heranziehung eines breiten GFT Tool Sets bestehend aus Kundenworkshops, gemeinsamer Entwicklung von MVPs (Minimum Viable Product) sowie einer konkreten Lösung auf Basis Ihrer individuellen Infrastruktur und Anforderungen, optimieren wir den KYC-Prozess im Firmenkundenbereich auf höchstem Niveau. Effiziente Prozessabwicklung, hohe Qualitäts- und Sicherheitsstandards, regulatorische Konformität, hohe Benutzerfreundlichkeit und reduzierte Time-to-Market sind unsere Wertversprechen.