Was funktioniert und was nicht? Ein KANBAN Erfahrungs-Workshop


Auf unserem Blog haben wir schon öfters darüber berichtet, was „KANBAN alles kann“. Dieses Mal wird es ganz konkret: Was passiert in einem KANBAN Workshop? Ein Erfahrungsbericht.

Wie alles begann?

Die Ausgangssituation

Das IT-Product Delivery Team (PDT) besteht aus 13 Team-Mitgliedern, die 11 Produkte von überwiegend externen Herstellern betreuen und hierfür neben ihrem Tagesgeschäft IT-Projekte zur Pflege, Neueinführung oder Ablösung von bestehenden Altsystemen durchführen. Das Team besteht überwiegend aus Entwicklern und Business Analysten, die Aufgaben von der Analyse bis zur Einführung erfüllen.

Im August 2016 wurde beschlossen, die Tätigkeiten im Team mit der KANBAN Methode zu steuern und sichtbar zu machen – nicht nur für die Leitung des PDT, vielmehr auch für das Team selbst. Ein weiterer Treiber für die Entscheidung war, dem Team einen besseren Überblick über die eigenen Aufgaben und die der Kollegen zu verschaffen. Auch Verständnis für die Aufgaben im ganzen Team zu wecken und Synergien zu heben, waren Ziele für das neue KANBAN im PDT.

Weshalb ein Abenteuer?

Wenn wir uns ansehen, woher KANBAN kommt und das auch mit Nachbarprojekten vergleichen, so stellen wir fest, dass KANBAN klassisch dort eingesetzt wird, wo sich Aufgaben tummeln, welche sich in einem meist gleichbleibenden Prozess von der Auftragserteilung bis zur Umsetzung bewegen und von ihrem Umfang sehr vergleichbar sind, also einem Fertigungsprozess „Toyota-like“ folgen. All dies können wir von dem IT-Aufgabenfüllhorn des PDT nicht sagen. Aber das hat uns nicht davon abgehalten, die KANBAN Methode einzuführen. Denn KANBAN nutzen bedeutet: „Mache den Prozess und die Schmerzpunkte darin sichtbar.“ Und genau das haben wir in Angriff genommen.

So ging es los…

Gestartet ist das KANBAN im PDT mit einem Piloten für drei Produkte und Projekte mit einem Teil des Teams. Im Oktober 2016 wurde das KANBAN für alle Produkt- und Projekttätigkeiten eingesetzt und zum Leben erweckt. Es wurden zweimal pro Woche KANBAN Standups etabliert, in denen das Team regelmäßig zusammenkam.

Das bestehende KANBAN-Board vor dem Workshop

Das bedeutet auch, dass wir uns über ein Jahr hinweg in den KANBAN Standups neben Gesprächen und Abstimmungen zu den Aufgaben des Teams auch mit seiner Anwendung auseinandergesetzt haben. Wir haben unser Board über kleine Retrospektiven stetig angepasst und verfeinert.

Aber so richtig zufrieden waren wir nicht und haben und deshalb zu unserem „Einjährigen“ im August 2017 entschieden, eine umfangreichere Retrospektive zu unserem KANBAN durchzuführen und einen Umbau oder vielleicht sogar einen Neubau benötigen.

Ein Umbau war fällig!

Warum ein umfangreicher Umbau?

Wir wollten erreichen, dass alle Team-Mitglieder in ihrer jeweiligen Rolle mit dem KANBAN besser arbeiten können. Eine solch umfangreiche Retrospektive benötigt Raum, Zeit und absolute Konzentration aller Beteiligten. Zu diesem Zweck kamen die GFT Kollegen und das PDT hierfür im Eschborner GFT Büro zusammen.

Der Workshop bei GFT

Und los ging es mit der Retrospektive des aktuellen KANBAN Prozesses: Unter dem Motto „Was funktioniert gut?“ und „Wo können wir uns verbessern?“ wurde in kurzer Zeit viel zu „Karte“ gebracht. Besonders die Wand mit den Verbesserungsvorschlägen war stark frequentiert, was deutlich machte, wie sehr dieser Termin notwendig war und auch wie sehr sich die einzelnen Team-Mitglieder mit dem KANBAN Prozess auseinandergesetzt haben.

In eine Gruppenarbeit war dann das gemeinsame Ziel alle Aufgaben im Team übersichtlich abzubilden. In drei Gruppen wurde an der Darstellung der Themen in den Aufgabenbereichen „Projekte“, „Wartung“ und „Cross Themen“ gearbeitet. Die Ergebnisse der ersten Runde – ein Entwurf des neuen KANBAN Boards – wurden vorgestellt und ihre Ergebnisse miteinander verglichen.

Schlussendlich hat sich das Team auf einen neuen, gemeinsamen Entwurf der Darstellung ihrer Arbeitsprozesse auf dem KANBAN Board geeinigt.

Fine Tuning der Prozesse

Selbstverständlich war es nicht damit getan, ein neues KANBAN zu entwickeln. In unseren Gesprächen und Diskussionen am Vormittag sind uns immer wieder drei Kernthemen begegnet: Ressourcenplanung PDT-übergreifend, unsere KANBAN Meetingstruktur sowie die Digitalisierung des KANBAN Boards. Mit diesen Themen schickte uns unser Moderator in der Fine-tuning-Runde in eine weitere Gruppenarbeit. Hier einige Shortcuts der Ergebnisse:

  • Einführung eines „echten Daily“ – Dienstag bis Freitag, 9 Uhr
    • Umstellung der Durchführung – jeder beantwortet drei Fragen
      • Was habe ich gestern getan?
      • Was mache ich heute?
      • Gibt es etwas, das mich daran hindert?
  • Die Ressourcenplanung findet außerhalb des Boards – im Rahmen der Projektplanung – statt.
  • Die Anforderungen an ein digitales KANBAN Board wurden thematisch gesammelt und mögliche Lösungsansätze sowie Tools aufgestellt.

Auf der Zielgeraden stellt sich nun folgende Frage:

„Was haben wir erreicht? „Check ✔“ – das neue Board und der neue Prozess stellen sich den Punkten aus der Retrospektive!

Jetzt war es an der Zeit unsere Wand aus der Retrospektive rauszuholen und unsere neu gefundene Lösung der Prüfung zu unterziehen. Das Ergebnis:

  • Wir haben alle Punkte der Retrospektive umgesetzt oder besprochen und Lösungen gefunden.
  • Punkte, die wir nur über die Zeit beurteilen können, haben wir an die Autoren der Karten zurückgegeben. Diese Autoren werden die jeweiligen Punkte „im Auge behalten“ und dem Team in ein paar Wochen ein Feedback dazu geben.
  • Wir haben alle Workshop-Ergebnisse nach Aufgaben untersucht.
  • Wir haben konkrete Aufgaben definiert und adressiert.

Wie geht es weiter?

Neubau = ja, „Wer, was und bis wann?“

In einer letzten Runde durch unsere Workshop-Ergebniswände haben wir nochmals den Fokus auf die notwendigen nächsten Schritte gelegt. Resultat ist eine Aufgabenliste für das Team, auf der zuerst der Aufbau des neuen KANBAN und Migration unserer bestehenden Aufgaben beschrieben wird. Es folgen anschließend das Re-Design der KANBAN Karten, Update der Regeln für das Board und das Daily, die Terminierung des Daily und der Start in Richtung Digitalisierung.

Das neue Team-KANBAN-Board

Unser Resümee

Wir bleiben in Bewegung und werden unseren KANBAN Prozess in dem PDT weiterentwickeln und ihn mit uns und unseren Aufgaben wachsen lassen. Auch im Hinblick auf den Übergang von einigen Themen des PDT auf Tochtergesellschaften im Rahmen von Umstrukturierungen haben wir vorgesorgt und uns entsprechend aufgestellt. Unser neuer Prozess muss nun im nächsten Schritt digitalisiert werden, um standortübergreifend daran zu arbeiten, unsere Ziele zu erreichen. Agilität bedeutet sich kontinuierlich zu verbessern! „Inspect and adapt“: Wir freuen uns schon auf die nächsten Verbesserungen!