Daily Scrums – wie effektiv sind Ihre Meetings?


Haben Sie sich schon mal gefragt, ob Ihre Daily Scrums tatsächlich effektiv sind? Tägliche Meetings bilden das Herzstück jedes Scrum Sprints, aber sind wir mal ehrlich: Man verliert schnell den Fokus… und dann wird das regelmäßige Zusammenkommen schnell ineffektiv und langweilig.


Machen wir also eine gedankliche Übung, bei der Sie sich Antworten auf die folgenden Fragen überlegen, um die Effektivität Ihrer Daily Scrums zu überprüfen:

Auf Seiten des Teams:

  1. Halten Ihre Team-Mitglieder die Meetings für sinnvoll? Fragen Sie nach, möglichst anonym, indem Sie beispielsweise eine Google-Umfrage starten. Wenn dabei herauskommt, dass die Mitarbeiter die Meetings nicht für sinnvoll halten, sagen Sie diese nicht einfach ab, sondern finden Sie geeignete Wege, sie effektiver zu gestalten.
  2. Halten Sie ein reines Status-Meeting ab? Der Fokus sollte nicht auf individuellen Statusberichten liegen, sondern auf der Gesamtleistung. Rufen Sie sich ins Gedächtnis, dass ein guter Sprint-Plan Leute dazu bringt, zusammenzuarbeiten, was bedeutet, dass immer mehrere Teammitglieder für ein Arbeitsergebnis (bspw. User Story oder Work Item) verantwortlich sind.
  3. Wird das Meeting vom Team gesteuert? Die Team-Mitglieder sollten diejenigen sein, die das Gespräch leiten, um Hilfe bitten und anderen Entwicklern ihre Unterstützung anbieten. Das Team selbst ist verantwortlich für seinen Plan.
  4. Sorgen Sie für möglichst wenig Ablenkung? Beispiele, wie Ablenkung aussehen könnte, sind: Mitarbeiter, die nicht zum Team gehören, sind beim Meeting anwesend und beteiligen sich sogar; Aufgaben werden nur auf individueller Ebene überprüft; die Gesamtbild-Analyse fehlt; es gibt keine Bitten nach Zusammenarbeit; jeder arbeitet für sich
  5. Ist jeder beteiligt? Beobachten Sie die einzelnen Team-Mitglieder während des Meetings. Fragen Sie nach, wenn Sie das Gefühl haben, dass jemand abgeschottet ist. Sind die Mitarbeiter an jedem adressierten Thema interessiert? Falls einiges davon nicht für jeden relevant erscheint, teilen Sie das Team doch auf oder gehen Sie die Themen separat an. Das Meeting sollte zu keinem Zeitpunkt für irgendjemanden langweilig sein.

Effektives Meeting

  1. Ist das Meeting kurz? Oder dauert es länger als 15 Minuten? Das Meeting im Stehen zu halten, führt dazu, es kurz und knackig zu gestalten.
  2. Ist das Team klein? Manchmal sind Meetings einfach deshalb ineffektiv, weil die Gruppe, die sich trifft, viel zu groß ist. Scrum funktioniert am besten mit fünf bis neun Mitgliedern. Falls Ihr Team größer ist, überlegen Sie sich, es zu teilen.
  3. Werden Probleme, die eine tiefergehende Analyse benötigen, außerhalb des Meetings geklärt? Sie sollten die Teammitglieder motivieren, sich gegenseitig zu helfen und nicht bis zu den Meetings zu warten, um miteinander zu sprechen. Das Ziel heißt Zusammenarbeit. Nehmen Sie sich für tieferliegende Probleme Zeit außerhalb des Meetings.

Die Aufgaben

  1. Sind die Aufgaben an Estimates geknüpft? Letztens habe ich ein Kundenteam getroffen, das mitten im Sprint war, ohne Estimates, also Schätzungen, für die einzelnen Aufgaben zu benannt zu haben. Es ließ sich also unmöglich feststellen, ob sie gute Fortschritte gemacht hatten. Mein Tipp ist, die einzelnen Tasks immer in Tagen oder Stunden zu schätzen. Das Ziel sollte dabei nicht sein, sich selbst ins Knie zu schießen, sondern einen Anhaltspunkt zu haben, anhand dessen man den Status überprüfen und anpassen kann. Das ist Teil des Scrum-Prinzips „Transparenz“.
  2. Sind die Aufgaben kleinteilig genug? Langzeit-Tasks führen dazu, dass Daily Scrums als monoton wahrgenommen werden. Ich persönlich nutze am liebsten entweder 0,5 und 1 Tag(e) als Schätzungen für Tasks. So lässt sich der Fortschritt täglich messen.
  3. Ist der Fortschritt für jede User Story klar? Was ist bereits erledigt, was muss noch getan werden und was sind mögliche Hindernisse – all das sollte das Team miteinander teilen. Helfen Sie Ihrem Team dabei, sich auf das Gesamtziel und nicht auf individuelle Reports zu konzentrieren. Die oben genannten drei Fragen sollten eine Hilfestellung bieten. Manchmal finde ich es besser, die drei Fragen pro User Story als Team zu beantworten. So wird verhindert, dass jedes Teammitglied einzeln sprechen muss und wir trotzdem den derzeitigen Status aller abfragen können.
  4. Werden Burn-Down-Charts während des Meetings aktualisiert? Irgendwie sollte visuell festgehalten werden, dass wir möglicherweise nicht den erwarteten Fortschritt einhalten, damit wir dann den Gesamtplan anpassen können. Burn-Down-Charts sind dafür äußert sinnvoll. Den geschätzten verbleibenden Aufwand dem zu erwartenden Fortschritt gegenüberzustellen, hilft dabei zu überlegen, wie das Ziel leichter erreicht und die User Story geliefert werden kann.

Der Scrum Master

  1. Ist die Rolle des Scrum Master klar (einer Person) zugeteilt? Fühlt er oder sie sich ermächtigt, die Hand zu heben und ein Teammitglied anzuweisen, sich kurz auszudrücken? Gibt es ein Übereinkommen, was die allgemeinen Regeln für das Meeting betrifft?
  2. Treffen wir uns vor einem Vision Board? Den Entwicklungsprozess visuell festzuhalten, ist ein Schlüsselelement, das wir von Kanban und Lean kennen. Das Task-Board sollte nicht aus einzelnen herumfliegenden Karten bestehen. Es sollte eine strukturierte, logische Abfolge geben, die Priorisierungen und klare Verantwortlichkeiten beinhaltet.
  3. Setzt der Scrum Master die Regeln durch? Fühlt er oder sie sich berechtigt, jemanden darauf hinzuweisen, nicht abzuschweifen? Kann er oder sie auf nette Art ausdrücken, dass nur richtige Teammitglieder während des Meetings sprechen sollten? Ist das Team sich im Klaren darüber, dass Mitglieder der Reihe nach sprechen sollten? Der Scrum Master sollte sich auf die Effektivität der Meetings konzentrieren.
  4. Werden Hindernisse und Probleme verfolgt? Ist dem Team bewusst, wo der Scrum Master Probleme und Hindernisse aufzeichnet? Auf dieser Liste könnten beispielsweise Erstellungsdaten und verantwortliche Personen festgehalten werden, sowie Entscheidungen, Actions, Deadlines, Auswirkungen und Priorisierungen. Achten Sie auch auf Risiken und bereiten Sie sich darauf vor, diese zu verfolgen.

Kleiner Hinweis am Rande: Ich habe diesen Artikel durch einen Wordcloud-Generator gejagt und das Schlüsselwort lautet „Team“. Lassen Sie uns das im Gedächtnis behalten!