Problem Solving: como estruturar o problema para alavancar o desenvolvimento dos negócios

A maneira como olhamos para o problema pode nos levar a recomendações inovadoras.

Em qualquer momento da nossa existência sempre iremos nos deparar com algum problema.

Em um mundo que está em constantes mudanças, com frequência nos deparamos com o termo VUCA ou BANI, precisamos estar preparados para encarar os problemas de frente e analisar as suposições iniciais da forma mais assertiva, visando um melhor entendimento da situação que enfrentamos e consequente direcionamento de possíveis formas de solução.

Um problema não entendido corretamente poderá ocasionar em desgaste entre as partes envolvidas, uma fricção organizacional não desejada, desperdício de tempo e energia, baixa qualidade no resultado, além de retrabalho pois teremos de passar novamente pelo caminho já percorrido.

Conceitos para utilizar na resolução do problema

As técnicas e ferramentas a serem aplicadas devem estar associadas aos conceitos conhecidos e às habilidades da empresa e dos profissionais. Para resolver problemas é importante desenvolver Human Skills como:

• escuta ativa
• comunicação eficiente
• adaptabilidade
• empatia
• colaboração

Essas habilidades criarão uma conexão entre as partes envolvidas, habilitando o desenvolvimento de importantes aliados e permitindo uma melhor percepção das situações.

Estruturando o Problema

A estruturação do problema foi desenvolvida tomando como subsídio as experiências dos Analistas de Negócios da GFT Technologies. Das muitas abordagens compartilhadas ficou claro perceber que quando há uma boa estruturação do problema, há um maior conhecimento e assim um aumento nas possibilidades de resoluções.

O primeiro passo para a estruturação do problema é fazer perguntas. “Qual será a minha estratégia?” ou “Por que devo resolver este problema?” são algumas perguntas que influenciam no pensamento, aumentando o foco e permitindo que possamos dar abertura para a criação de soluções inovadoras.

Essas questões podem ser pensadas juntamente com as partes envolvidas, o que pode nos levar às respostas para perguntas poderosas como por exemplo, “o que podemos fazer para melhorar o processo de entrega?”. Se há dúvidas, pergunte.

Outro passo importante, vivenciar o problema. Muitas vezes as partes envolvidas podem repassar os aspectos do problema conforme a sua óptica ou seus interesses. Estar no cerne do problema trará a sua visão, a qual muitas vezes habilitará a identificação da verdadeira causa raiz. A sugestão é não começar coletando todas as informações possíveis antes de observar o contexto. Qualquer informação mal interpretada poderá levar a um outro caminho que afastará da solução mais adequada.

Tendo como base as perguntas e a vivência podemos estruturar o problema pensando também no norteador das diretrizes para o desenvolvimento das ideias, o que será crucial para não perder tempo, energia e qualidade do que será entregue.

Após os passos anteriores, podemos definir as análises que serão feitas. Sabemos que nem todos os problemas poderão ser resolvidos de imediato então, priorizar o que será feito levando em consideração o que está ao seu alcance é muito importante.

Para definir um plano de trabalho, use a transparência para demonstrar o que será feito primeiro, as fases, os indicadores, as pessoas envolvidas e o retorno que todos terão. Engajar as pessoas para que haja comprometimento é uma das tarefas mais desafiadores ao conduzir um plano.

Um bom plano de trabalho permite resolver o problema por ciclos, experimentando o mais rápido possível para avaliarmos as hipóteses e assim ajustarmos a rota o quanto antes.    

Apresentar as recomendações de soluções significa dar ciência das atividades e de como serão feitas. É promover a discussão dos pontos para que todos tenham o mesmo entendimento. As recomendações a serem dadas são prováveis soluções mediante às condições obtidas sob um determinado contexto.     

Por fim, avaliar a execução das recomendações no final de cada ciclo, coletando feedback das partes envolvidas, analisando números e se o que está sendo entregue está indo ao encontro dos resultados esperados para os novos indicadores definidos. E melhorar o plano de trabalho proposto focando em ações evolutivas para atuação, técnicas e ferramentas utilizadas.

Essa jornada propõe uma atuação em passos, mas não deixe de usar a criatividade e de inovar na forma de pensar nas soluções, mesmo estando imerso ao imediatismo e se deparando com problemas completos.

Resolver problema significa resolver a causa raiz levando em consideração o objetivo a ser alcançado.